একটি ফাইলিং সিস্টেম যা কাজ করে তার চেয়ে মসৃণভাবে চলমান অফিসের জন্য কিছু জিনিস বেশি গুরুত্বপূর্ণ। আপনি কেবলমাত্র ফাইলগুলি অ্যাক্সেস করছেন বা আপনি কর্মীদের সাথে ভাগ করুন না কেন, আপনার চয়ন করা ফাইলিং সিস্টেমটি অবশ্যই সংগঠিত হওয়া উচিত যাতে প্রত্যেকে যা খুঁজছে তা খুঁজে পেতে পারে। যদি ফাইলিং সিস্টেম ব্যবহার করা কঠিন হয়, তাহলে আপনি ফাইলগুলি হারিয়ে যাওয়ার ভয়ে কাগজে ঝুলিয়ে রাখবেন এবং শীঘ্রই আপনার ডেস্কের আচ্ছাদিত কাগজের স্তূপ থাকবে।
ধাপ
ধাপ 1. একটি ফাইলিং সিস্টেমের বিষয়ে সিদ্ধান্ত নিন।
এটি যাই হোক না কেন, এটি অবশ্যই বোধগম্য হবে, তাই আপনি ঠিকই জানতে পারবেন প্রতিটি কাগজের টুকরা কোথায়। আপনার বিকল্পগুলি হল:
- বর্ণানুক্রমিক। এই সিস্টেমটি সর্বোত্তম যখন আপনার বেশিরভাগ ফাইল ক্লায়েন্ট, রোগী বা গ্রাহকদের নাম হতে চলেছে।
- বিষয় বা বিভাগ: বেশিরভাগ ফাইল সিস্টেম বিষয় বা বিভাগ দ্বারা সংগঠিত হয়, যা সঠিকভাবে সেট আপ করার সময় ভাল কাজ করে, কিন্তু এটি না থাকলে সবচেয়ে বিভ্রান্তিকরও হতে পারে।
- সংখ্যাসূচক/কালানুক্রমিক। এটি সবচেয়ে ভাল যখন আপনার ফাইলগুলি প্রধানত সংখ্যাযুক্ত বা তারিখযুক্ত সামগ্রী নিয়ে থাকে, যেমন ক্রয়ের আদেশ বা রসিদ।
পদক্ষেপ 2. ঝুলন্ত ফোল্ডার দিয়ে আপনার ফাইল ড্রয়ার পূরণ করুন।
ঝুলন্ত ফোল্ডারগুলি কখনই সরানো হবে না, ম্যানিলা খামের স্থান ধারক হিসাবে কাজ করে যা আপনি ড্রয়ার থেকে সরিয়ে দেবেন।
ধাপ 3. বিভাগ অনুযায়ী আপনার কাগজপত্র পাইলস অনুযায়ী সাজান।
যদি একটি গাদা এক ইঞ্চি বা দুই লম্বা হয়ে যায়, তাহলে এটিকে উপশ্রেণীতে ভাগ করুন। যদি একটি গাদা খুব পাতলা হয়, এটি অন্য একটি গাদা সঙ্গে মিলিত এবং এটি নামকরণ। পাইলসের নামগুলি প্রতিটি কাগজের টুকরা কোন পিলের মধ্যে যায় তা নির্ধারণ করা সহজ করা উচিত।
ধাপ 4. প্রতিটি গাদা একটি ম্যানিলা ফোল্ডারে রাখুন এবং এটি স্পষ্টভাবে লেবেল করুন।
স্তম্ভিত হওয়ার পরিবর্তে কেন্দ্রে থাকা ট্যাবগুলির সাথে ফোল্ডারগুলি ব্যবহার করা ভাল কারণ এটি ফাইলগুলিকে আরও সুন্দর করে তোলে।
পদক্ষেপ 5. ম্যানিলা ফোল্ডারগুলিকে ঝুলন্ত ফোল্ডারে রাখুন।
বেশিরভাগ ফাইলের জন্য, নিয়মিত ঝুলন্ত ফোল্ডারগুলি কাজ করবে, তবে মোটা ফাইল বা ফাইলের জন্য আপনাকে উপশ্রেণীতে বিভক্ত করতে হয়েছিল, বাক্সের নীচের ফোল্ডারগুলি ব্যবহার করুন। আপনি চাইলে ফোল্ডারগুলো অর্ডার করতে পারেন, কিন্তু অধিকাংশ মানুষ এই সময়ে বর্ণানুক্রমিক পদ্ধতি ব্যবহার করে।
ধাপ 6. ম্যানিলা ফোল্ডার সমান নাম দিয়ে ঝুলন্ত ফোল্ডারগুলিকে লেবেল করুন।
ফোল্ডারের বাম দিকে সমস্ত প্লাস্টিকের ট্যাব রাখুন যদি না আপনি একটি পার্শ্বীয় ফাইল ক্যাবিনেট ব্যবহার করেন। পার্শ্বীয় ফাইলের জন্য, যা আপনি সামনে থেকে পিছনের পরিবর্তে ড্রয়ার খোলার সময় বাম থেকে ডানে চালান, ডান পাশে ট্যাবগুলি রাখুন।
ধাপ 7. ফাইলের কাছে ঝুলন্ত এবং ম্যানিলা ফোল্ডার সরবরাহ করুন যাতে আপনি একটি ফোল্ডার সহজেই যোগ করতে পারেন যদি আপনি একটি কাগজের টুকরো খুঁজে পান যা বিদ্যমান ফোল্ডারের অন্তর্গত নয়।
খুব ঘন বা খুব পাতলা ফোল্ডার এড়িয়ে চলুন। আপনি যদি ফোল্ডারগুলিকে পুনর্বিন্যাস করতে পারেন এবং কাগজগুলি পুনরায় বিতরণ করতে চান তবে আপনি যদি সিদ্ধান্ত নেন যে আপনাকে পুনরায় শ্রেণিবদ্ধ করতে হবে।
ধাপ 8. বছরের শেষে, সমস্ত ফোল্ডারগুলি সরান, একই ক্যাটাগরির নামের সাথে নতুন ম্যানিলা ফোল্ডারগুলি লেবেল করুন এবং ফাইলগুলিতে রাখুন।
বর্তমান ফাইলগুলিতে কিছু স্থানান্তর করা প্রয়োজন কিনা তা দেখতে পুরানো ফোল্ডারগুলি দিয়ে যান এবং বাকিগুলি আপনার সংরক্ষণাগারে রাখুন।
পরামর্শ
আপনি আপনার ফাইলগুলিকে কালার-কোড করতে প্রলুব্ধ হতে পারেন, ফাইল লেবেল প্রিন্ট করতে আপনার কম্পিউটার ব্যবহার করুন বা অন্যথায় আপনার ফাইলগুলিকে আরও আকর্ষণীয় করে তুলুন। যাইহোক, যখন আপনাকে একটি পরিবর্তন করতে হবে, যেমন একটি একক ফোল্ডার যোগ করা, আপনি যদি অসন্তুষ্ট হন যদি আপনি সঠিক রঙের ফোল্ডারগুলির বাইরে থাকেন বা একটি ফাইল লেবেল হাতে লিখতে হয়। জিনিসগুলি সহজ রাখা ভাল।
সতর্কবাণী
- যা আপনি শ্রেণীভুক্ত করতে পারবেন না তার জন্য কখনও বিবিধ গাদা তৈরি করবেন না, কারণ সবকিছু সেখানেই শেষ হবে।
- একবার আপনি একটি ফাইলিং সিস্টেম প্রতিষ্ঠা করলে, আপনাকে অবশ্যই আপনার ফাইলিং চালিয়ে যেতে হবে। আপনার ডেস্ক থেকে কাগজপত্র নেওয়ার এবং সেগুলি ফাইল করার জন্য প্রতিদিন সময় দিন। আপনার ফাইলগুলির উপরে একটি গভীর ফাইলিং ঝুড়ি স্থাপন করার প্রলোভনকে প্রতিরোধ করুন, কারণ আপনি এটি পূরণ করবেন এবং এটি অন্য ফাইল হয়ে যাবে।
