কিভাবে একটি ফাইলিং মন্ত্রিসভা সংগঠিত করবেন (ছবি সহ)

সুচিপত্র:

কিভাবে একটি ফাইলিং মন্ত্রিসভা সংগঠিত করবেন (ছবি সহ)
কিভাবে একটি ফাইলিং মন্ত্রিসভা সংগঠিত করবেন (ছবি সহ)
Anonim

ফাইলিং মন্ত্রিসভা সংগঠিত করা কঠিন হতে পারে, তা হ'ল পরিশোধিত বিল এবং করের তথ্য দিয়ে ভরা হোম কেবিনেট বা সম্পূর্ণ প্রকল্প এবং চালান দিয়ে ভরা একটি কাজের মন্ত্রিসভা। পুরানো ফাইলগুলি পরিত্রাণ পেয়ে, আপনার জন্য কাজ করে এমন একটি ফাইলিং সিস্টেম খুঁজে বের করে এবং এটি নিয়মিতভাবে বজায় রেখে আপনার ফাইলিং ক্যাবিনেটটি সংগঠিত করুন।

ধাপ

4 এর অংশ 1: পুরানো নথিগুলি পরিষ্কার করা

একটি ফাইলিং ক্যাবিনেট সংগঠিত করুন ধাপ 1
একটি ফাইলিং ক্যাবিনেট সংগঠিত করুন ধাপ 1

ধাপ 1. যদি আপনার কাছে ফাইলিং ক্যাবিনেট না থাকে তবে কিনুন।

আপনার বাজেটের মধ্যে আপনার বাড়ি বা অফিসের জন্য একটি ভাল মানের মন্ত্রিসভা সন্ধান করুন। আপনার বাড়িতে আঘাত করতে পারে এমন কোন প্রাকৃতিক দুর্যোগের ক্ষেত্রে একটি অগ্নিনির্বাপক এবং জলরোধী মন্ত্রিসভা বিবেচনা করুন। এই ধরনের ক্যাবিনেটের একটি বান্ডেল স্থানীয় দোকান, আসবাবপত্রের দোকান, ছুতার দোকান এবং মলে পাওয়া যায়।

একটি ফাইলিং মন্ত্রিসভা ধাপ 2 সংগঠিত করুন
একটি ফাইলিং মন্ত্রিসভা ধাপ 2 সংগঠিত করুন

পদক্ষেপ 2. আপনার ফাইলগুলির মাধ্যমে যেতে শুরু করুন।

স্পষ্টতই পুরানো বা অপ্রয়োজনীয় যে কোন কিছু সরিয়ে রাখুন। একপাশে রাখুন:

  • আপনার আর যেসব পণ্য নেই তার রসিদ।
  • আজাইরা মেইল
  • সেবার পুরনো বিল যা আপনি আর ব্যবহার করেন না
  • একটি পুরানো কাজ থেকে ব্যবসায়িক চিঠি
  • স্ট্যাম্প আপনার আর প্রয়োজন নেই
একটি ফাইলিং মন্ত্রিসভা ধাপ 3 সংগঠিত করুন
একটি ফাইলিং মন্ত্রিসভা ধাপ 3 সংগঠিত করুন

ধাপ 3. জিনিস পরিত্রাণ পেতে ভয় পাবেন না।

যদিও জন্মের সার্টিফিকেট এবং কর সংক্রান্ত তথ্যের মতো কিছু নথি স্পষ্টতই গুরুত্বপূর্ণ, সেখানে জাঙ্ক মেইল বা পুরনো রসিদ থাকতে পারে যা গুরুত্বপূর্ণ মনে হলেও আসলে তা নয়। আপনার সিদ্ধান্ত নেওয়ার সময় প্রতিটি নথি সম্পর্কে চিন্তা করুন এবং ভবিষ্যতে এটি আসলে কার্যকর হতে পারে কিনা তা নিয়ে চিন্তা করুন। যদি এটি এক বছরের জন্য অদৃশ্য হয়ে যায় তবে আপনি এটি মিস করবেন না, সম্ভবত এটি ফেলে দেওয়া ঠিক আছে।

একটি ফাইলিং মন্ত্রিসভা সংগঠিত করুন ধাপ 4
একটি ফাইলিং মন্ত্রিসভা সংগঠিত করুন ধাপ 4

ধাপ 4. কর্মক্ষেত্রে জিনিসগুলি ফেলে দেওয়ার সময় সতর্ক থাকুন

আপনি কিছু ফেলে দেওয়ার আগে আপনার সুপারভাইজারদের জিজ্ঞাসা করতে ভুলবেন না, কারণ এটি আপনার ভাবার চেয়ে গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে। আপনার কোম্পানির নীতিগুলিও থাকতে পারে যে কতক্ষণ জিনিসগুলি রাখা দরকার এবং সেগুলি কীভাবে নিষ্পত্তি করা দরকার।

একটি ফাইলিং মন্ত্রিসভা ধাপ 5 সংগঠিত করুন
একটি ফাইলিং মন্ত্রিসভা ধাপ 5 সংগঠিত করুন

ধাপ 5. কোন জিনিসগুলি রাখা দরকার তা স্থির করুন।

এটি সাধারণত কতটা সাম্প্রতিক বা দরকারী তার উপর নির্ভর করবে। বিচক্ষণতা ব্যবহার করুন এবং ভবিষ্যতে নথিগুলি দরকারী বা প্রয়োজনীয় হবে কিনা তা নিয়ে চিন্তা করুন। যদি তারা সত্যিই গুরুত্বপূর্ণ হয়, তাদের রাখুন। কর তথ্য, বীমা রেকর্ড এবং গুরুত্বপূর্ণ নথির জন্য, সেগুলি নিম্নলিখিত সময়ের জন্য রাখুন:

  • 7 বছরের জন্য ট্যাক্স রিটার্নের তথ্য, সেইসাথে আপনার ট্যাক্স থেকে কাটা আইটেমের জন্য কোন রসিদ রাখুন। আপনার ট্যাক্স দাখিলের পরে 6 বছর পর্যন্ত আইআরএস কোন রিটার্ন অডিট করতে পারে।
  • বীমা রেকর্ড, বন্ধকী বিবৃতি এবং দাতব্য অনুদানের প্রমাণ তিন বছর পর্যন্ত রাখুন।
  • জন্ম এবং বিয়ের সার্টিফিকেট, সামাজিক নিরাপত্তা কার্ড, শিরোনাম, কাজ এবং পাসপোর্টের মতো খুব গুরুত্বপূর্ণ নথি রাখতে ভুলবেন না। তাদের নিরাপদ রাখুন এবং তাদের থেকে পরিত্রাণ পাবেন না।
একটি ফাইলিং ক্যাবিনেটের ব্যবস্থা করুন ধাপ 6
একটি ফাইলিং ক্যাবিনেটের ব্যবস্থা করুন ধাপ 6

ধাপ every. আপনি যে ডকুমেন্টটি আলাদা করে রেখেছেন তা কেটে নিন।

আনশ্রেডড ডকুমেন্টগুলি নিক্ষেপ করলে আপনার ব্যক্তিগত তথ্য যে কেউ দেখবে তার কাছে উন্মুক্ত থাকতে পারে। এমনকি যদি আপনি নিশ্চিত না হন যে ডকুমেন্টটি সংবেদনশীল কিনা, এটি ছিন্ন করা ভাল কারণ এতে ঠিকানা, জন্ম তারিখ বা অন্যান্য তথ্য থাকতে পারে।

একটি ফাইলিং মন্ত্রিসভা ধাপ 7 সংগঠিত করুন
একটি ফাইলিং মন্ত্রিসভা ধাপ 7 সংগঠিত করুন

ধাপ 7. ডিজিটাল মিডিয়াকেও চূর্ণ বা ধ্বংস করুন।

অনেক শহর এবং ব্যবসার দিনগুলি কেটে যাবে যেখানে স্থানীয় বা কর্মচারীরা পুরানো ফ্লপি ডিস্ক, সিডি বা হার্ড ড্রাইভগুলি ধ্বংস করতে পারে। তারা নিশ্চিত করবে যে এটি সঠিকভাবে সম্পন্ন হয়েছে।

4 এর দ্বিতীয় অংশ: আপনার গুরুত্বপূর্ণ নথি সংগঠিত করা

একটি ফাইলিং ক্যাবিনেট ধাপ 8 সংগঠিত করুন
একটি ফাইলিং ক্যাবিনেট ধাপ 8 সংগঠিত করুন

ধাপ 1. অবশিষ্ট ফাইলগুলি সংগঠিত করা শুরু করুন।

একটি ডেস্ক বা বড় টেবিলে চলে যান এবং কাগজপত্রগুলিকে পাইলসে সাজান যা আপনার কাছে যৌক্তিক এবং বুদ্ধিমান। এইগুলি আপনার স্বতন্ত্র ফাইল হয়ে যাবে। এমন পাইলস তৈরি করুন যা আপনাকে ঠিক কী খুঁজছে তা খুঁজে পেতে সহায়তা করবে। হোম ক্যাবিনেটের জন্য বিভাগগুলি বিবেচনা করুন যেমন:

  • উপযোগিতা
  • অটো
  • চিকিৎসা
  • পোষা
  • ব্যবসা
  • বাড়ি
  • করের
  • আর্থিক
একটি ফাইলিং মন্ত্রিসভা ধাপ 9 সংগঠিত করুন
একটি ফাইলিং মন্ত্রিসভা ধাপ 9 সংগঠিত করুন

ধাপ 2. কাজের ক্যাবিনেট সম্পর্কে পরামর্শের জন্য সহকর্মীদের জিজ্ঞাসা করুন।

আপনার কর্মস্থলে কাগজপত্র সংগঠিত করার জন্য নির্দিষ্ট কোম্পানির সম্মেলন হতে পারে। যদি না হয়, কালানুক্রমিক বা বর্ণানুক্রমিকভাবে ফাইল করুন। পরিপাটি সহকর্মীদের জিজ্ঞাসা করুন কোন সিস্টেম তাদের জন্য সবচেয়ে ভালো কাজ করে।

একটি ফাইলিং মন্ত্রিসভা ধাপ 10 সংগঠিত করুন
একটি ফাইলিং মন্ত্রিসভা ধাপ 10 সংগঠিত করুন

ধাপ 3. আপনার বিভাগগুলি সহজ রাখুন।

আপনি যত বেশি নির্দিষ্ট পাবেন, আপনার কাছে তত বেশি ফাইল থাকবে, যার অর্থ আপনার মন্ত্রিসভায় আরও বিশৃঙ্খলা হবে। আপনার প্রধান ফাইলগুলিকে আরও সাধারণ রাখুন এবং তারপরে তাদের মধ্যে নথিগুলি সংগঠিত করুন।

একটি ফাইলিং ক্যাবিনেট ধাপ 11 সংগঠিত করুন
একটি ফাইলিং ক্যাবিনেট ধাপ 11 সংগঠিত করুন

ধাপ 4. নাম বা তারিখ দ্বারা সংগঠিত করা হবে কিনা তা নির্ধারণ করুন।

একবার আপনি প্রতিটি কাগজকে তার সঠিক স্তরে বাছাই করার পরে, সেগুলি এমনভাবে সংগঠিত করা শুরু করুন যা এটি খুঁজে পাওয়া সহজ করে তুলবে।

  • বর্ণানুক্রমিক তালিকাগুলির জন্য, প্রাপ্তির ব্র্যান্ডগুলির মতো, স্ট্যাকের শীর্ষে A দিয়ে শুরু হওয়া আইটেমগুলি রাখুন, Z পর্যন্ত কাজ করুন।
  • ট্যাক্স রিটার্নের তারিখের মতো কালানুক্রমিক ফাইলিংয়ের জন্য, সবচেয়ে সাম্প্রতিক নথিগুলি স্ট্যাকের শীর্ষে রাখুন, নীচে প্রাচীনতম নথির দিকে কাজ করুন।
একটি ফাইলিং ক্যাবিনেট ধাপ 12 সংগঠিত করুন
একটি ফাইলিং ক্যাবিনেট ধাপ 12 সংগঠিত করুন

ধাপ 5. আপনার প্রতিটি স্ট্যাক একটি ফোল্ডারে রাখুন।

কাগজপত্রগুলি রাখুন যাতে স্ট্যাকের শীর্ষে নথিটি ফোল্ডারের সামনে থাকে। এটি ডকুমেন্টগুলিকে একই ক্রমে রাখবে যাতে আপনি সেগুলি সংগঠিত করেছিলেন।

4 এর মধ্যে 3 য় অংশ: ফাইলগুলি খুঁজে পাওয়া সহজ করা

একটি ফাইলিং ক্যাবিনেট ধাপ 13 সংগঠিত করুন
একটি ফাইলিং ক্যাবিনেট ধাপ 13 সংগঠিত করুন

পদক্ষেপ 1. স্পষ্টভাবে প্রতিটি ফোল্ডার লেবেল করুন।

নিশ্চিত করুন যে ট্যাবে লেখাটি বড়, সুস্পষ্ট এবং আপনার এবং আপনার অফিস বা পরিবারের অন্যদের কাছে বোধগম্য। অতিরিক্ত স্বচ্ছতার জন্য একটি লেবেল প্রস্তুতকারক ব্যবহার করুন।

একটি ফাইলিং ক্যাবিনেট ধাপ 14 সংগঠিত করুন
একটি ফাইলিং ক্যাবিনেট ধাপ 14 সংগঠিত করুন

ধাপ ২. প্রতিটি ড্রয়ারকে তার নিজস্ব বিভাগ ধরতে দিন এবং এটিকে স্পষ্টভাবে লেবেল করুন।

আপনার ফাইলগুলিকে ড্রয়ারের মধ্যে এমনভাবে ভাগ করুন যেগুলি আপনার বোধগম্য, প্রতিটি ড্রয়ারের একটি স্বতন্ত্র বিভাগ রয়েছে। প্রতিটি বিভাগে সংশ্লিষ্ট ফাইল থাকা উচিত, যা আপনাকে আরও সহজে জিনিস খুঁজে পেতে সাহায্য করবে।

  • কর নথি, বিনিয়োগ ফাইল এবং বন্ধকী বিবৃতির মত আর্থিক তথ্য এক ড্রয়ারে যেতে পারে।
  • জন্মের সার্টিফিকেট, পাসপোর্ট এবং মেডিকেল রেকর্ডের মতো ব্যক্তিগত নথি অন্য ড্রয়ারে যেতে পারে।
  • বিভিন্ন আইটেমের জন্য নির্দেশিকা ম্যানুয়াল অন্যটিতে যেতে পারে।
একটি ফাইলিং মন্ত্রিসভা ধাপ 15 সংগঠিত করুন
একটি ফাইলিং মন্ত্রিসভা ধাপ 15 সংগঠিত করুন

ধাপ 3. রঙিন ফোল্ডার ব্যবহার বিবেচনা করুন।

যদি আপনি সংশ্লিষ্ট রঙকে মেমরিতে প্রতিশ্রুতিবদ্ধ করেন তবে এটি আপনার কাগজপত্রগুলি খুঁজে পাওয়া আরও সহজ করে তুলবে। আপনার যদি ইতিমধ্যেই ম্যানিলা ফোল্ডার থাকে, সেগুলিতে হাইলাইটার বা রঙিন মার্কার দিয়ে রঙ যোগ করুন। রঙিন লেবেলগুলি একই উদ্দেশ্যে আরও সূক্ষ্মভাবে ব্যবহার করা যেতে পারে।

একটি ফাইলিং ক্যাবিনেট ধাপ 16 সংগঠিত করুন
একটি ফাইলিং ক্যাবিনেট ধাপ 16 সংগঠিত করুন

ধাপ 4. আপনার ড্রয়ারের মধ্যে উপশ্রেণী তৈরি করতে আপনার রঙ ব্যবস্থা ব্যবহার করুন।

একটি তথ্যমূলক উপকরণ ড্রয়ার, উদাহরণস্বরূপ, "ইলেকট্রনিক্স ম্যানুয়াল," "পাওয়ার টুল ম্যানুয়াল" এবং "ক্লিনিং সাপ্লাই ম্যানুয়াল" এর মতো ফোল্ডারে বিভক্ত হতে পারে।

একটি ফাইলিং ক্যাবিনেট ধাপ 17 সংগঠিত করুন
একটি ফাইলিং ক্যাবিনেট ধাপ 17 সংগঠিত করুন

ধাপ ৫। আপনার সিস্টেমের কোন অর্থ না হলে পরিবর্তন করুন।

এক বা দুই মাস ব্যবহারের পরে, আপনার জন্য কাজ করছে না এমন জিনিসগুলি পরিবর্তন করতে ভয় পাবেন না। বিভিন্ন ফাইলকে সামনের দিকে সরান, অথবা যে বিভাগগুলিকে আলাদা করা কঠিন। মনে রাখবেন যে আপনার ফাইলিং ক্যাবিনেট আপনার জন্য একটি সিস্টেম, এবং এটি আপনার কাজের প্রবাহের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ হওয়া প্রয়োজন।

4 এর 4 টি অংশ: সংগঠন বজায় রাখা

একটি ফাইলিং ক্যাবিনেট ধাপ 18 সংগঠিত করুন
একটি ফাইলিং ক্যাবিনেট ধাপ 18 সংগঠিত করুন

পদক্ষেপ 1. সংগঠিত থাকার জন্য সক্রিয় হোন।

মেইল এবং ডকুমেন্টগুলি আসার সাথে সাথে তা অবিলম্বে মনোযোগ দিন এবং একবার আপনি সেগুলি মোকাবেলা করলে, সেগুলি এখনই ফাইল করুন।

একটি ফাইলিং ক্যাবিনেট ধাপ 19 সংগঠিত করুন
একটি ফাইলিং ক্যাবিনেট ধাপ 19 সংগঠিত করুন

পদক্ষেপ 2. আপনার বাসা বা অফিস ডেস্কে একটি ইনবক্স সেট আপ করুন।

আপনার ইনকামিং মেইলটি দিনে একবার দেখুন। আপনি এইভাবে কোনও কিছুর ট্র্যাক হারাবেন না এবং এটি গাদা হবে না। ফাইলিং এমন কাজ মনে হবে না যে এটি একবারে কিছুটা করা হয়েছে।

একটি ফাইলিং ক্যাবিনেট ধাপ 20 সংগঠিত করুন
একটি ফাইলিং ক্যাবিনেট ধাপ 20 সংগঠিত করুন

পদক্ষেপ 3. আপনার মন্ত্রিসভা প্রায়ই পুনর্গঠন করুন।

বার্ষিক পুনর্গঠনের সুপারিশ করা হয়, এবং যদি আপনার কাছে প্রচুর সংখ্যক ফাইল থাকে তবে আপনি এটি ত্রৈমাসিকভাবে পরিষ্কার করতে পারেন। ক্যাবিনেট জমা দেওয়ার ক্ষেত্রে বিশৃঙ্খলার মূল উৎস হল পুরানো নথি যা আপনার আর প্রয়োজন নেই, তাই পুরানো জিনিসগুলি প্রয়োজন অনুসারে পরিষ্কার এবং ছিন্ন করুন।

একটি ফাইলিং ক্যাবিনেট ধাপ 21 সংগঠিত করুন
একটি ফাইলিং ক্যাবিনেট ধাপ 21 সংগঠিত করুন

ধাপ 4. আপনার কিছু ফাইলকে ডিজিটাল মিডিয়ায় রূপান্তর করার কথা বিবেচনা করুন।

ডিজিটাল ফরম্যাটে আপনি যত বেশি ডকুমেন্ট রাখতে পারবেন, ফাইলিং ক্যাবিনেটে আপনার যত কম শারীরিক বিশৃঙ্খলা থাকবে। স্ক্যানিংয়ের জন্য ভালো প্রার্থীদের মধ্যে রয়েছে রসিদ, অনুদানের প্রমাণ, বা ব্যাঙ্ক স্টেটমেন্ট। কিছু কিছু ইতিমধ্যেই অনলাইনে পাওয়া যেতে পারে।

একটি ফাইলিং ক্যাবিনেট ধাপ 22 সংগঠিত করুন
একটি ফাইলিং ক্যাবিনেট ধাপ 22 সংগঠিত করুন

পদক্ষেপ 5. একটি মাস্টার ডকুমেন্ট তৈরি করুন।

নথিতে, আপনার ফাইলিং সিস্টেম কীভাবে কাজ করে এবং জিনিসগুলি কোথায় অবস্থিত তা ব্যাখ্যা করুন। জরুরী বা অপ্রত্যাশিত সমস্যার ক্ষেত্রে, অন্যদের আপনার ফাইলগুলি কীভাবে সন্ধান করতে হবে তা জানতে হবে।

পরামর্শ

  • যদি আপনার কৌতূহলী শিশু বা পরিবারের সদস্যদের সাথে কথা হয় তবে আপনার ফাইলিং ক্যাবিনেটগুলি লক রাখুন।
  • আপনার যদি লক খোলার সমস্যা হয়, তাহলে কিভাবে ফাইলিং ক্যাবিনেট লক বাছতে হয় দেখুন।
  • খুব সংবেদনশীল ডকুমেন্টস যেমন জন্ম সার্টিফিকেট বা টাইটেল ডিড একটি সেফটি ডিপোজিট বক্স বা ফায়ার-প্রুফ ডকুমেন্ট কেসে সংরক্ষণ করুন যদি আপনি চিন্তিত হন যে ফাইল ক্যাবিনেট যথেষ্ট নিরাপদ নয়।

সতর্কবাণী

  • আপনি যদি ভূমিকম্প প্রবণ এলাকায় থাকেন, তাহলে একটি স্থিতিশীল দেয়ালে বোল্ট ক্যাবিনেট। এটি তাদের একটি ব্যক্তির উপর পড়া বা একটি সিসমিক ইভেন্টের সময় একটি দরজা আটকাতে বাধা দেবে।
  • আপনার ফাইলগুলি সাবধানে লোড করুন। যদি একটি উপরের ড্রয়ার পূর্ণ হয় এবং তার নীচের ড্রয়ারগুলি খালি থাকে, তাহলে এটি টিপতে পারে।

প্রস্তাবিত: