আপনি যদি ব্যবসা বা স্কুলে থাকেন যার জন্য আপনাকে একাধিক ক্লায়েন্ট বা প্রকল্পের সাথে কাজ করতে হয়, একটি সঠিক ফাইলিং সিস্টেম গুরুত্বপূর্ণ। কাগজপত্র দাখিলের জন্য বেশ কয়েকটি পদ্ধতি রয়েছে, কিন্তু শেষ পর্যন্ত আপনার সিস্টেম আপনার প্রয়োজনগুলি প্রতিফলিত করবে। একটি দক্ষ সিস্টেমের জন্য প্রস্তুতির সর্বোত্তম উপায় হল শুধুমাত্র প্রতিষ্ঠানের কাজ করার জন্য কয়েক দিন সংরক্ষণ করা।
ধাপ
3 এর মধ্যে পদ্ধতি 1: একটি নতুন ফাইলিং সিস্টেমের জন্য প্রস্তুতি
ধাপ 1. আপনার সমস্ত উপকরণ সংগ্রহ করুন।
একটি সঠিক সিস্টেম সেটআপ করার চেষ্টা করার আগে আপনাকে আপনার সমস্ত কাগজপত্র সংকলন করতে হবে। আপনার কাগজপত্র থাকতে পারে এমন সমস্ত অবস্থানের মধ্য দিয়ে যান এবং সেগুলি একটি গাদাতে রাখুন। আপনার সমস্ত সক্রিয় এবং নিষ্ক্রিয় কাজের জন্য সঠিকভাবে অ্যাকাউন্ট করতে পারেন তা নিশ্চিত করার জন্য সময় ব্যয় করুন।
- আপনার কাগজপত্রে কাজ করার জন্য একটি টেবিল স্পেস সাফ করে সময়ের আগে পরিকল্পনা করুন।
- আপনি যদি অন্য কারো কাগজপত্রকে নতুন ফাইলিং সিস্টেমে মানিয়ে নিচ্ছেন, তাহলে বর্তমান সিস্টেম থেকে সমস্ত নথি সরিয়ে ফেলুন। আপনার জন্য সব ডকুমেন্ট পরিচালনা করা এবং নতুন সিস্টেমের জন্য প্রস্তুতি নেওয়া ভাল হবে।
ধাপ 2. সমস্ত নথির মাধ্যমে যান।
এটি প্রক্রিয়াটির কঠিন অংশ, কিন্তু সংগঠিত হওয়ার জন্য এটি একটি গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপ। সমস্ত ফাইলগুলি সেগুলির উপর ভিত্তি করে আলাদা করুন, যেমন ব্যাংক স্টেটমেন্ট, ক্রেডিট কার্ড বিল এবং বন্ধকী পেমেন্ট। এটি ক্লান্তিকর মনে হতে পারে, তবে আপনি কী নিয়ে কাজ করছেন তা নির্ধারণ করতে আপনার স্তূপের প্রতিটি নথির মধ্য দিয়ে যান।
- আপনার প্রতিটি কাগজ পড়ার দরকার নেই, তবে একটি সংক্ষিপ্ত স্কিম আপনাকে সাহায্য করবে।
- পোস্ট-নোটগুলি গুরুত্বপূর্ণ কাগজগুলি চিহ্নিত করার জন্য ভাল যা আপনি জানেন যে আপনাকে সময় ব্যয় করতে হবে।
পদক্ষেপ 3. পাইলস সেট আপ করুন।
আপনি যখন আপনার কাগজপত্রের মাধ্যমে সাজানো শুরু করবেন, তখন সংশ্লিষ্ট কাগজপত্র একসাথে রাখা সহায়ক হবে। আপনি "নিকেলব্যাক" ক্লায়েন্ট সম্পর্কিত সমস্ত কাগজপত্র এক গাদা রাখতে পারেন। আরেকটি উদাহরণ হল মাসের উপর ভিত্তি করে আপনার কাজের স্তূপ করা।
- কালানুক্রমিক ধারার ধারনা থাকা আপনার ফাইলিং প্রয়োজনে দরকারী হতে পারে।
- কাগজপত্রের মাধ্যমে সাজানোর সময় অগ্রাধিকার নির্ধারণ করুন। যখন আপনি ব্যতিক্রমী গুরুত্বপূর্ণ কাগজপত্র দেখেন, তখন তাদের নিজ নিজ স্তূপের উপরে রাখুন।
ধাপ 4. আপনি উপযুক্ত দেখতে হিসাবে হ্রাস করুন।
আরেকটি গাদা আপনি তৈরি করতে পারেন তা হল আবর্জনার স্তূপ। আপনার কাগজপত্রের একটি গাদা ফেলে দেওয়ার দরকার নেই, তবে আপনার গুরুত্বহীন কাগজপত্রগুলি অন্যান্য পাইল থেকে আলাদা করা উচিত। আপনি এমনকি একটি বিবিধ স্তূপ স্থাপন করতে পারেন যেখানে এলোমেলো কাগজপত্র যেতে পারে।
যদি আপনি 100% নিশ্চিত হন যে আপনার কিছু কাগজপত্রের প্রয়োজন নেই এবং আপনি অন্য নথির সাথে একটি কার্যকর লিঙ্ক আঁকতে পারবেন না, সেগুলি বাতিল করুন। কোন কিছু অনুসরণ করার আগে যদি আপনাকে কিছু ফেলে দেওয়ার অনুমতি দেওয়া হয় তবে আপনার iorsর্ধ্বতনদের সাথে যোগাযোগ করুন।
ধাপ 5. ম্যানিলা ফোল্ডার ব্যবহার করুন।
সস্তা ম্যানিলা ফোল্ডার ব্যবহার করে নিজের জন্য জিনিসগুলি সহজ রাখুন। এটি আপনার তহবিলকে ক্ষতিগ্রস্ত করবে না এবং আপনাকে যে কোনও ফাইলিং সিস্টেম চালানোর অনুমতি দেবে। আপনি যেকোন অফিস সরবরাহ দোকান থেকে ম্যানিলা ফোল্ডারগুলির একটি প্যাকেট পেতে পারেন।
ধাপ 6. আপনার পাইলস স্থানান্তর।
আপনার ফোল্ডারগুলির জন্য গাইড হিসাবে কাজ করার জন্য আপনি আগে প্রতিষ্ঠিত পাইলগুলি ব্যবহার করুন। নিশ্চিত করুন যে প্রতিটি ফোল্ডারের বিষয়বস্তু পাশাপাশি সংগঠিত। আপনি প্রতিটি কাগজের গুরুত্বের উপর ভিত্তি করে বা কালানুক্রম অনুসারে একটি ফাইলের বিষয়বস্তু সংগঠিত করতে পারেন।
- বর্ণমালার ভিত্তিতে একটি ফাইলের বিষয়বস্তু সাজানো এড়িয়ে চলুন। বর্ণমালা সংগঠন ফাইলের গোষ্ঠী সংগঠিত করার জন্য আরো দক্ষতার সাথে কাজ করে।
- আপনি ফোল্ডারগুলি পূরণ করার সময় ম্যানিলা ফোল্ডারগুলিকে একটি ফাইলিং ক্যাবিনেটে রাখুন।
3 এর মধ্যে পদ্ধতি 2: আপনার জন্য একটি সিস্টেম ফিট তৈরি করা
ধাপ 1. একটি বর্ণানুক্রমিক ফাইলিং সিস্টেম ব্যবহার করুন।
একটি বর্ণানুক্রমিক ফাইলিং সিস্টেম ভালভাবে কাজ করে যখন আপনি মানুষের নাম, গ্রাহক, লেখক, চলচ্চিত্রের নাম, বই ইত্যাদি পুনরুদ্ধার করতে চান, তবে আপনি যদি এমন পদ ব্যবহার করেন যা পুনরুদ্ধার করা সহজ হয়, একটি বর্ণানুক্রমিক ফাইলিং সিস্টেম প্রায়ই ব্যবহার করা সবচেয়ে সহজ সিস্টেম।
- প্রতিটি ফাইলকে লেবেল করে ফাইল ফাইল এবং পুনরুদ্ধার করার সর্বোত্তম উপায়। ম্যানিলা ফোল্ডারগুলিতে একটি অতিরিক্ত ট্যাব রয়েছে যা ফাইলগুলি লেবেল করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে যা আপনার পুনরুদ্ধার প্রক্রিয়াটিকে আরও সহজ করে তুলবে।
- আপনি যদি ক্লায়েন্টদের পরিচালনা করেন, তাহলে শেষ নাম দ্বারা বর্ণমালা করা আরও দক্ষ।
- যদি আপনার প্রচুর ফাইল থাকে, তাহলে আপনাকে সংগঠিত করতে সাহায্য করার জন্য অক্ষর বিভাগগুলি তৈরি করার কথা বিবেচনা করুন। বিভাগ বিভাজক বড় এবং কেবল একটি অক্ষর ধারণ করে। আপনি অক্ষরগুলিকে "A-D" বা "F-K" এর মতো জোড়ায় ভাগ করতে পারেন।
পদক্ষেপ 2. একটি সাময়িক ক্রম ব্যবহার করুন।
যখন আপনি বিভিন্ন বিষয় এলাকায় কাজ বা অধ্যয়ন করেন, একটি বিষয় বা বিষয় অর্ডার তথ্য পুনরুদ্ধারের একটি খুব দরকারী উপায় হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি আইন অধ্যয়ন করেন, আপনি চুক্তি, সাংবিধানিক আইন, টর্টস, প্রশাসনিক আইন, আন্তর্জাতিক আইন ইত্যাদি বিষয় শিরোনাম থাকতে পারে।
- সাময়িক তথ্য সংগঠিত করার সর্বোত্তম উপায় হল বিভাগ বিভাজকের মাধ্যমে। আপনার বিভাগ বিভাজকদের বিষয়বস্তুর উপর ভিত্তি করে লেবেল করুন, যেমন "প্রশাসনিক আইন।"
- আপনার যদি বিভিন্ন বিষয় থাকে তবে এই সিস্টেমটি সবচেয়ে ভাল কাজ করে। যদি তা না হয়, তাহলে আপনাকে এক বা দুটি ডিভাইডারের সাথে রেখে দেওয়া হবে এবং একটি সংগঠিত সিস্টেমের বেশি নয়।
ধাপ 3. সংখ্যাসূচক ফাইল করার চেষ্টা করুন।
এই ধরনের ফাইলিং সিস্টেম তারিখ বা সংখ্যা ধারণকারী ফাইলগুলির জন্য আদর্শ। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার কাছে চালান, রসিদ, তারিখের ঘটনা ইত্যাদি থাকে, সংখ্যাসূচক সিস্টেম আবার সনাক্ত করার জন্য একটি সহজ ব্যবস্থা তৈরি করতে পারে। আপনি এই বিকল্পের জন্য মাস এবং বছরের লেবেল বিবেচনা করতে পারেন। মেডিকেল ফাইল, আইনী দলিল, আদালতের মামলা ইত্যাদির মতো কাগজপত্রের জন্য নম্বর ব্যবহার করে এমন পরিবেশে কাজ করে এমন ব্যক্তিদের জন্য, নাম্বারিং একটি কার্যকর পুনরুদ্ধার পদ্ধতি।
- শুধুমাত্র এই সিস্টেমটি ব্যবহার করুন যদি আপনি বেশ কয়েকটি সংখ্যা দেখতে আরামদায়ক হন এবং এই সংখ্যাগুলি থেকে তথ্য পুনরুদ্ধার করতে পারেন।
- ফাইলিং ট্যাবগুলিতে সংখ্যা বা তারিখগুলি চিহ্নিত করুন এবং সংখ্যাযুক্ত মানের ভিত্তিতে সংগঠিত করুন। "1" দিয়ে শুরু করুন এবং নিম্নলিখিত সংখ্যাগুলির মান বাড়ান।
- আপনি যদি মাসের সাথে ফাইলিং করছেন, জানুয়ারী থেকে শুরু করুন এবং ডিসেম্বরের মধ্যে ক্রম অনুসারে সরান। আপনি প্রতি মাসের জন্য বিভাগ বিভাজক দ্বারা উপকৃত হবেন।
ধাপ 4. রঙ কোডিং ব্যবহার করুন।
এটি সৃজনশীল ফাইলিংয়ের জন্য দুর্দান্ত এবং বিশেষত ভাল ভিজ্যুয়াল রিকল সহ তাদের জন্য কার্যকর। এটি রঙ কোডিংয়ের ভিত্তিতে বিভিন্ন বিষয়ের ক্রস-রেফারেন্সে সহায়তা করতে পারে। আপনি ফাইল করার জন্য উল্লিখিত যে কোনও কৌশল কোড করতে পারেন। আপনি অন্য সিস্টেমের সাথে রঙ কোড যুক্ত করে সংগঠিত সিস্টেমগুলির সংমিশ্রণটি ব্যবহার করতে পারেন।
- আপনার প্রতিষ্ঠিত ফিলিং পদ্ধতিতে রঙ যুক্ত করার সবচেয়ে সহজ উপায় হল হাইলাইটার ব্যবহার করা। আপনি যে কোনও অফিস সরবরাহের দোকান থেকে হাইলাইটারের বিভিন্ন প্যাক কিনতে পারেন।
- রঙিন কোডিং বাস্তবায়নের আরেকটি উপায় হল বিভিন্ন রঙের ফোল্ডার ব্যবহার করা।
পদক্ষেপ 5. একটি ফ্রিকোয়েন্সি সিস্টেম ব্যবহার করুন।
এটি এমন সব আইটেমগুলির জন্য ভাল কাজ করে যা আপনি সর্বদা ব্যবহার করেন, তবে এটি একটি স্বতন্ত্র সিস্টেম হওয়া উচিত নয়। এটি অন্য সিস্টেমকে খাওয়ানো প্রয়োজন, উদাহরণস্বরূপ বর্ণানুক্রমিক পদ্ধতি। আপনার ফাইলিং এলাকায় একটি গোষ্ঠীভুক্ত স্থানে ঘন ঘন ব্যবহৃত তথ্য যোগ করুন যাতে এটি দ্রুত পুনরুদ্ধার করা যায়, যেমন একটি ফাইলিং ক্যাবিনেট ড্রয়ারের একেবারে সামনে।
আপনি এই সিস্টেম ব্যবহার করে অসংগঠিত হবেন না সে বিষয়ে সতর্ক থাকতে হবে। আপনি বর্তমানে যে প্রকল্পটি নিয়ে কাজ করছেন তা সামনে রেখে, সর্বদা একটি দক্ষ সংস্থার গ্যারান্টি দেবে না।
পদ্ধতি 3 এর 3: একটি সংগঠিত সিস্টেম ধরে রাখা
ধাপ 1. অবিলম্বে কাগজপত্র ফাইল করুন।
আপনার ফাইলিং সিস্টেম কার্যকরীভাবে চলবে তা নিশ্চিত করার একটি উপায় হল এটি প্রক্রিয়া করার সময় কাগজ জমা দেওয়া। আপনি যদি কাগজপত্র দাখিল বন্ধ করেন তাহলে ফাইলিং সিস্টেম কাজ করবে না। কাগজপত্র দাখিলের অভ্যাসে প্রবেশ করা আপনার উত্পাদনশীলতা এবং কর্মপ্রবাহকেও সহায়তা করবে।
পদক্ষেপ 2. আপনার স্থান আপডেট রাখুন।
প্রতি কয়েক মাসে আপনার আপনার ফাইলিং সিস্টেমের মধ্য দিয়ে যাওয়া উচিত এবং একটি সংক্ষিপ্ত ঝাড়ু দেওয়া উচিত। আপনার সমস্ত কাগজপত্র পর্যালোচনা করার প্রয়োজন নেই যেমন আপনি প্রাথমিক সংস্থার জন্য করেছিলেন। সমস্ত ফাইল চেক করুন এবং নিশ্চিত করুন যে সবকিছু সংগঠিত এবং সঠিক জায়গায় আছে।
প্রথম কয়েক মাস পরে আপনি প্রতিফলিত করতে পারেন যে আপনার নির্বাচিত সিস্টেমটি আপনার জন্য কাজ করছে কিনা।
পদক্ষেপ 3. আপনার স্থান পরিষ্কার করুন।
বছরে একবার আপনার কর্মক্ষেত্রের আরও বড় পরিস্কার করা উচিত। আপনার কাছে এমন কিছু ফাইল থাকতে পারে যা আপনি নিয়মিত ব্যবহার করেন, কিন্তু আপনার এখন অন্য ফাইলগুলি ব্যবহার করা উচিত যা আপনি কম ব্যবহার করেন। আপনি যে ফাইলগুলি কম ব্যবহার করেন তা খুলুন এবং আপনার সমস্ত নথির মাধ্যমে পড়ুন যাতে কোন অপ্রয়োজনীয় কাগজপত্র আছে কিনা তা দেখুন।
সমস্ত ফাইল বের করুন এবং ধুলো জমে যাওয়ার জন্য একটি স্যাঁতসেঁতে ওয়াশক্লথ দিয়ে ফাইলিং ক্যাবিনেটটি মুছুন।
পরামর্শ
- এই নীতিগুলি কম্পিউটার বা অন্যান্য বৈদ্যুতিন ফাইলিং গ্রুপিংয়েও প্রযোজ্য হতে পারে।
- বর্ণানুক্রমিকভাবে না রাখা ফাইলগুলির জন্য একটি সূচক ব্যবহার করুন। এটি বর্ণানুক্রমিকভাবে সাজানো উচিত যাতে আপনি দ্রুত আপনার ফাইলগুলি যেকোনো উপায়ে সনাক্ত করতে পারেন। এই সূচকটি ফাইলের সামনে রাখুন।
- আপনার কাগজের স্তূপগুলি পরিষ্কার করে বাছাই করে শুরু করুন এবং ক্যাটাগরিতে সাজানোর জন্য এটির পরে নোটগুলি ব্যবহার করুন এবং তারপরে উপ-বিভাগগুলিতে।
- যে আইটেমগুলি অন্য কোথাও সুন্দরভাবে ফিট হয় না তার জন্য একটি বিবিধ ফাইল থাকা দরকারী।
