কাজের বিবৃতি (SOW) হল একটি নথি (এবং, সাধারণত, একটি আইনি চুক্তি) যা ঠিকাদার এবং ক্লায়েন্টের মধ্যে বোঝাপড়াকে আনুষ্ঠানিক করে। প্রতিটি প্রকল্পের জন্য, SOW বিতরণ করা নির্দিষ্ট পরিষেবাগুলি (সাধারণত, সম্পন্ন করার জন্য পৃথক কাজগুলিতে বিভক্ত), সেই কাজ এবং পরিষেবাগুলি সম্পাদন করার সময় এবং অর্থ প্রদানের পরিমাণ এবং নির্ধারিত তারিখগুলি বর্ণনা করে। এর মূল উদ্দেশ্য হল প্রকল্পের রোডম্যাপ হিসেবে কাজ করা এবং দলগুলোর প্রত্যাশার দলিল করা। এটি "কেন," "কে," "কি," "কিভাবে," "কখন," "কোথায়," এবং "কত?" এর একটি স্পষ্ট, সরল-ইংরেজী বর্ণনা হওয়া উচিত।
ধাপ
2 এর পদ্ধতি 1: সাধারণ নির্দেশিকা অনুসরণ করা
ধাপ 1. কাজ শুরু করার আগে SOW লিখুন।
মূল চুক্তির আলোচনা শেষ হওয়ার পরে কিন্তু প্রকল্পের কোনো কাজ শুরুর আগে SOW তৈরি করা হয়। কখনও কখনও, তবে (বিশেষত সময়-সংবেদনশীল প্রকল্পগুলির সাথে), কাজ শুরু হওয়ার পরে আলোচনা চলতে পারে এবং প্রকল্পটি ভালভাবে চলার আগ পর্যন্ত SOW চূড়ান্ত করা হয় না।
পদক্ষেপ 2. প্রয়োজনীয় SOW ফর্ম্যাটটি গবেষণা করুন।
একটি একক স্ট্যান্ডার্ড SOW নেই কারণ বিভিন্ন শিল্প এবং প্রকল্পের বিভিন্ন বিতরণযোগ্যতা এবং কর্মপ্রবাহ রয়েছে। একটি ভাল SOW একটি কাস্টমাইজড SOW।
ধাপ it. প্রথমবার ঠিক করে নিন।
যদিও মূল SOW নিজেই সাধারণত সংশোধন করা হয় না, পরিবর্তনের আদেশ নামে একটি পৃথক পার্শ্ব চুক্তি সাধারণত SOW এর শর্তাবলী সংশোধন করতে ব্যবহৃত হয়। SOW এর সাথে একটি ফাঁকা পরিবর্তন অর্ডার ফর্ম অন্তর্ভুক্ত করা একটি ভাল ধারণা। মনে রাখবেন, পরিবর্তন আদেশগুলি প্রকল্পের ব্যয় বাড়িয়ে দিতে পারে। একটি ভাল লিখিত SOW একটি পরিবর্তন আদেশের প্রয়োজন কমাতে সাহায্য করতে পারে। কোনও ক্লায়েন্ট এমন অবস্থানে থাকতে চায় না যেখানে তার নির্দিষ্ট প্রত্যাশাগুলি নথিভুক্ত না থাকে, যা বিলম্ব, মোট ব্যয় বৃদ্ধি বা অসন্তুষ্টি সৃষ্টি করতে পারে।
2 এর পদ্ধতি 2: SOWs মধ্যে শৈলী এবং স্পেসিফিকেশন মাস্টারিং
পদক্ষেপ 1. উদ্দেশ্য অন্তর্ভুক্ত করুন।
এই বিভাগটি "কেন?" প্রশ্নের উত্তর দেয় এটি প্রকল্প এবং এর উদ্দেশ্যগুলির একটি উচ্চ স্তরের ওভারভিউ। প্রকল্পের এই "বার্ডস-আই-ভিউ" খসড়া করার সময় সাধারণ বিবরণ গ্রহণযোগ্য, কিন্তু এমন ভাষা এড়িয়ে চলুন যা একাধিক উপায়ে ব্যাখ্যা করা যায়। পরিষ্কার করো; পরিমাপযোগ্য এবং অর্জনযোগ্য উদ্দেশ্যগুলি বর্ণনা করুন যা বাস্তবসম্মতভাবে নির্দিষ্ট সময়সীমায় সম্পন্ন করা যায়।
পদক্ষেপ 2. ব্যাপ্তির একটি আলোচনা অন্তর্ভুক্ত করুন।
এই বিভাগটি "কি?" এর একটি নির্দিষ্ট বিবৃতি (কোন বিকল্প বা বিকল্প নেই) প্রদান করে এবং কিভাবে?" কাজ কি? এটা কিভাবে সম্পন্ন হবে? অথবা, প্রায়ই, কি কাজ নয় এবং কি সম্পন্ন করা হবে না। অনুমান কি? কোন বিতরণযোগ্য (ঠিকাদার পর্যালোচনা এবং অনুমোদনের জন্য একটি ক্লায়েন্টের কাছে উপস্থাপন করা হয়)? ডেলিভারিবেলস ছাড়াও, অগ্রগতি রিপোর্টিং, সময় ট্র্যাকিং এবং অন্যান্য যোগাযোগের ক্ষেত্রে প্রশাসনিকভাবে (প্রকল্প ব্যবস্থাপনা) অবশ্যই ঘটতে হবে।
ধাপ 3. সম্ভব হলে অবস্থান যুক্ত করুন।
এই sectionচ্ছিক বিভাগটি বর্ণনা করে যে কাজটি কোথায় করা হবে (প্রাসঙ্গিক হলে)।
ধাপ 4. একটি সময়সীমা অন্তর্ভুক্ত করুন।
এই sectionচ্ছিক বিভাগটি প্রকল্প সমাপ্তির জন্য অনুমোদিত মোট সময়, প্রতি সময়কালের সর্বোচ্চ বিলযোগ্য ঘন্টা এবং আনুষ্ঠানিক পর্যালোচনা বা প্রকল্পের অন্যান্য মাইলফলক নির্দিষ্ট সময় নির্দিষ্ট করে।
ধাপ 5. সময়সূচী নির্ধারণ করুন।
এই বিভাগে বলা হয়েছে কোন তারিখ/সময়ের মধ্যে কোন কাজগুলি সম্পন্ন করা উচিত, এবং এটি করার জন্য কে দায়ী। কাজ এবং ফলাফলের বিবরণ (প্রাথমিকভাবে বিতরণযোগ্য) বিস্তারিত, দ্ব্যর্থহীন এবং সহজবোধ্য হওয়া উচিত যাতে তারা সহজেই বুঝতে পারে। বিতরণযোগ্যতা ছাড়াও, সময়সূচিতে গুণগত নিশ্চয়তা পরীক্ষা, ভোক্তা পরীক্ষা এবং অগ্রগতি প্রতিবেদনের জন্য এন্ট্রি থাকতে পারে।
- সময়সূচী সুনির্দিষ্ট হওয়া সত্ত্বেও, "কিভাবে" এর উপর মনোনিবেশ করবেন না কারণ এটি সফল প্রকল্প সমাপ্তির সামনে অনেক বাধা সৃষ্টি করতে পারে। ব্যবহার করার জন্য প্রয়োজনীয় পদ্ধতির একটি প্রাথমিক বর্ণনা যথেষ্ট।
- তফসিলটি প্রায়শই গ্রহণযোগ্যতার মানদণ্ড (ফলাফলের মান পরিমাপ করার জন্য) এবং অর্থ প্রদানের মাইলফলক (সাধারণত মূল বিতরণযোগ্যতা গ্রহণের পরে) এর বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করে, যদিও এগুলি একটি ভিন্ন, পৃথক বিভাগে বর্ণিত হতে পারে।
ধাপ 6. গ্রহণের একটি বিভাগ অন্তর্ভুক্ত করুন।
পণ্য বা পরিষেবা গ্রহণযোগ্য কিনা তা পক্ষগুলি কীভাবে নির্ধারণ করবে তার জন্য এই বিভাগটি বর্ণনা করে। মানদণ্ড পরিমাপযোগ্য মানের মান থেকে শুরু করে একটি নির্দিষ্ট সংখ্যক পরীক্ষা পর্যন্ত হতে পারে, তবে যে কোনও ক্ষেত্রে নিজেকে অবশ্যই মূল্যায়ন করতে হবে।
ধাপ 7. মান নির্দিষ্ট করুন।
এই বিভাগটি যে কোন শিল্প মান বর্ণনা করে যা চুক্তি পূরণ করতে হবে। SOW- তে শিল্পের মানগুলি শারীরিকভাবে পুনরুত্পাদন করার পরিবর্তে, বিশেষভাবে মানগুলির একটি সেট উল্লেখ করা যথেষ্ট।
ধাপ any. কোন কর্মী প্রয়োজনীয়তা অন্তর্ভুক্ত করুন।
এই বিভাগটি কোন বিশেষ কর্মী প্রয়োজনীয়তা নির্দিষ্ট করে, যেমন, প্রকল্পে কর্মরত কর্মীদের সংখ্যা, শিক্ষার প্রয়োজনীয়তা (ডিগ্রী বা সার্টিফিকেশন)।
ধাপ 9. মূল্য নোট করুন।
এই বিভাগটি "কতটা?" এর প্রশ্নের উত্তর দেয়? পেমেন্ট কি একটি নির্দিষ্ট ফি? খরচ/খরচ ফ্যাক্টর কিভাবে? পেমেন্ট কি একক বা কিস্তিতে করা হবে? পেমেন্ট শিডিউল কি? পেমেন্ট মাইলফলক আছে?
ধাপ 10. কোন অনুমান অন্তর্ভুক্ত করুন।
বেশিরভাগ প্রকল্প বিভিন্ন অজানা দ্বারা প্রবাহিত হয়, যার জন্য দলগুলিকে বিভিন্ন ধরণের অনুমান করতে হবে। মোটকথা, অনুমান হচ্ছে এমন শর্ত যা ঠিকাদার আশা করেন SOW এর শর্তাবলী অনুযায়ী প্রকল্পটি সম্পন্ন করার জন্য। উদাহরণস্বরূপ, কন্ট্রাক্টর অনুমান করতে পারে যে ডেলিভারিযোগ্য সফটওয়্যার ইনস্টল করার জন্য তার কর্মচারীদের ক্লায়েন্টের কম্পিউটার নেটওয়ার্কে অ্যাক্সেস দেওয়া হবে। অনুমান বিভাগকে যতটা সম্ভব এই ধরনের অনুমানগুলি চিহ্নিত করতে হবে এবং কোনও অনুমান ব্যর্থ হলে একটি সম্ভাব্য পরিকল্পনা বা পরিণতি নির্ধারণ করতে হবে।
ধাপ 11. প্রকল্প পরিচালনার জন্য প্যারামিটার অন্তর্ভুক্ত করুন।
এই বিভাগটি প্রকল্পের অগ্রগতি পর্যবেক্ষণের প্রক্রিয়া বর্ণনা করে। আইটেমগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন যেমন: সাপ্তাহিক সভা, নিয়মিত অবস্থা প্রতিবেদন, নিয়মিত অগ্রগতি প্রতিবেদন এবং প্রকল্প ব্যবস্থাপনা দলের সভা। এই বিভাগটি প্রকল্প থেকে প্রবাহিত হতে পারে এমন কোনও অতিরিক্ত বাধ্যবাধকতা বর্ণনা করার জন্য একটি ভাল জায়গা, যেমন প্রাথমিক নকশা এবং/অথবা ইনস্টলেশনের পরে রক্ষণাবেক্ষণ এবং মেরামত।
পরামর্শ
- প্রযোজ্য হলে, চূড়ান্ত পেমেন্টের একটি অংশ আটকে রাখা ক্লায়েন্টের স্বার্থে হয় যতক্ষণ না সমস্ত বিতরণযোগ্যতা একসাথে কাজ না করা হয়।
- সাধারণত, একটি ভাল খসড়া SOW কোনো বাহ্যিক নথি (শিল্প মান বাদে) উল্লেখ করা উচিত নয়।
- প্রকল্প চলার আগে আপনার SOW- এ বিক্রয় পিচ এবং চুক্তি আলোচনার সময় দেওয়া সমস্ত প্রতিশ্রুতিগুলি ক্যাপচার করতে ভুলবেন না।
- সময়সূচী বিশদভাবে, ক্যালেন্ডারিং ভাষা ব্যবহার করুন যা কিছু নমনীয়তার অনুমতি দেয়। উদাহরণস্বরূপ, "X এর দুই মাস পরে, QA পরীক্ষাটি সম্পন্ন করা হবে, "এর পরিবর্তে" 5 ই জুন, Q. A. পরীক্ষা শেষ হবে।” এটি প্রকল্পটিকে মসৃণভাবে এগিয়ে যাওয়ার অনুমতি দেয় (পরিবর্তনের আদেশ ছাড়াই) প্রক্রিয়াটির আগে বিলম্ব হওয়া উচিত।
- SOW কে "গোপনীয়" বলা যেতে পারে। যদি তা হয়, SOW- এর একটি সংক্ষিপ্ত বিভাগ থাকতে হবে যাতে কোন গোপনীয়তা লঙ্ঘনের জন্য পরিণতি (সাধারণত একটি নির্দিষ্ট আর্থিক জরিমানা) বর্ণনা করা হয়।
