কাগজের ফাইলগুলি ব্যথা হতে পারে, বিশেষত যখন সেগুলি আপনার ডেস্কে জমা হয়। আপনার বিপথগামী কাগজপত্র এবং রসিদগুলির একটি ভাল হ্যান্ডেল পেতে, আপনার সমস্ত অসম্পূর্ণ নথির মাধ্যমে সাজানোর চেষ্টা করুন। এরপরে, আপনার ফাইলগুলিকে বিভিন্ন ফোল্ডারে সাজানোর জন্য একটি ফাইলিং ক্যাবিনেট বা ড্রয়ার ব্যবহার করুন। আপনি যদি আপনার অফিসের বিশৃঙ্খলা পুরোপুরি দূর করতে চান তবে আপনি আপনার নথিগুলি একটি কম্পিউটার, উইকি বা অন্য ক্লাউড-ভিত্তিক সিস্টেমে আপলোড করতে পারেন। একটি মৌলিক পরিকল্পনার সাথে, আপনি আপনার অফিসের জায়গায় অনেক ধরণের ফাইলগুলি আরও ভালভাবে পরিচালনা করতে পারেন!
ধাপ
3 এর মধ্যে 1 পদ্ধতি: আপনার নথির মাধ্যমে ফিল্টার করা
ধাপ 1. আপনি যেগুলি এখনও ব্যবহার করছেন সেগুলি থেকে পৃথক নথি দায়ের করতে হবে।
যখন আপনি আপনার কাগজপত্র সংগঠিত করা শুরু করেন, তখন তাদের জন্য একটি গাদা তৈরি করুন এবং যারা তাদের টেবিলে থাকার প্রয়োজন তাদের জন্য একটি পৃথক স্তূপ তৈরি করুন। আপনার ডেস্কের জন্য একটি 2-স্লট পেপার আয়োজক পান যাতে আপনার ডকুমেন্টগুলি প্রাথমিক সাজানোর এবং ফাইল করার প্রক্রিয়ার পরেও সংগঠিত থাকে। আপনি যে নথিগুলি ব্যবহার করবেন তা 1 টি স্লটে রাখুন এবং যেগুলি অন্যটিতে জমা দেওয়ার জন্য প্রস্তুত।
ধাপ 2. আপনার কাগজপত্র জমা দিতে প্রতি সপ্তাহে একটি দিন বেছে নিন।
আপনার নতুন নথির ঝুড়ি নিয়ন্ত্রণের বাইরে যেতে দেবেন না; পরিবর্তে, আপনার ফাইলগুলি সাজানোর এবং সংগঠিত করার জন্য একটি দিন বা 2 দিন রাখুন। আপনি যদি আপনার কর্মক্ষেত্রে প্রচুর রসিদ এবং নথিপত্র নিয়ে কাজ না করেন, তাহলে কাজটি সম্পন্ন করতে আপনার কেবল 1 দিনের প্রয়োজন হতে পারে। যাইহোক, যদি আপনার চাকরিতে প্রচুর কাগজপত্র থাকে, তাহলে আপনি আপনার বিশৃঙ্খল নথির মাধ্যমে সাজানোর জন্য 2-3 দিন সময় দিতে পারেন।
প্রতি সপ্তাহে আপনার ফাইলগুলি বাছাই করা সংগঠন প্রক্রিয়াটিকে অনেক বেশি পরিচালনাযোগ্য করে তোলে।
ধাপ 3. বিশৃঙ্খলা রোধ করতে টস-আউট তারিখের সাথে আপনার সমস্ত ফাইল লেবেল করুন।
কোন নতুন নথি জমা দেওয়ার আগে, প্রতিটি ফাইলের তারিখ এবং বিষয়বস্তু সাবধানে পরীক্ষা করুন। যদি দস্তাবেজটি চলমান প্রকল্প বা অন্যান্য সমস্যার সাথে সম্পর্কিত হয়, তবে ফাইলের উপরে "অগ্রগতি" লিখুন। যদি কাগজটি একটি সমাপ্ত প্রকল্প নিয়ে আলোচনা করে, ফাইলটিকে "সমাপ্ত" হিসাবে লেবেল করুন। উপরন্তু, একটি সময় চিহ্নিত করুন যখন ফাইলটি আর প্রয়োজন হয় না, এবং নথিটি কাটা বা পুনর্ব্যবহারযোগ্য হতে পারে।
আপনি যদি দ্রুত ফাইলগুলির উপর স্ক্যান করছেন, এই নোটগুলি আপনাকে সঠিক ফাইলটি আরও দক্ষতার সাথে খুঁজে পেতে সাহায্য করতে পারে।
ধাপ 4. কোন অপ্রাসঙ্গিক নথি ফাইল করার পরিবর্তে রিসাইকেল করুন।
ধরে নেবেন না যে প্রতিটি ফাইল আপনার ফাইলিং ক্যাবিনেট বা ড্রয়ারে স্থান পাওয়ার যোগ্য। পরিবর্তে, আপনার পুনর্ব্যবহারযোগ্য বিনে কোন অপ্রয়োজনীয় নথি সরিয়ে রাখুন। যদি আপনার ফাইলগুলিতে কোনও ব্যক্তিগত তথ্য থাকে, তবে সেগুলি পুনর্ব্যবহার করার পরিবর্তে দস্তাবেজগুলি ছিন্ন করুন।
আর্থিক এবং অ্যাকাউন্টের তথ্য, আপনার সামাজিক নিরাপত্তা নম্বর, বা অন্যান্য সংবেদনশীল বিবরণ সহ যে কোনও ফাইল ছিন্ন করুন।
3 এর মধ্যে পদ্ধতি 2: একটি বাছাই পদ্ধতি নির্বাচন করা
ধাপ 1. আপনার ফাইলের জন্য একটি ফিজিক্যাল স্টোরেজ স্পেস বেছে নিন।
আপনার কর্মক্ষেত্রের বিন্যাস পরীক্ষা করুন, এবং কোন ফাইলিং সিস্টেমটি সবচেয়ে ভাল কাজ করবে সে সম্পর্কে চিন্তা করুন। যদি আপনার একটি অফিস থাকে, একটি বড় ফাইলিং ক্যাবিনেট একটি ভাল বিকল্প হতে পারে। যাইহোক, যদি আপনার একটি ছোট কর্মক্ষেত্র থাকে, তাহলে একটি ফাইলিং ড্রয়ার বা বিন লজিস্টিকভাবে আরো বোধগম্য হতে পারে।
- একটি নতুন স্টোরেজ সিস্টেম কেনার সময়, দামের চেয়ে গুণমানকে অগ্রাধিকার দেওয়ার চেষ্টা করুন।
- আপনার ফাইলিং সিস্টেম যাই হোক না কেন, একটি সুরক্ষিত ফোল্ডারে সংবেদনশীল নথি রাখতে ভুলবেন না।
ধাপ ২। আপনার ফাইলগুলি সময়-সংবেদনশীল হলে তারিখ অনুসারে আপনার কাগজপত্র সাজান।
এমন একটি সাংগঠনিক ব্যবস্থা বেছে নিন যা আপনার ব্যবসা বা অফিসের জায়গার জন্য সর্বাধিক বোধগম্য। যদি আপনার কাজ সময়সীমার আশেপাশে থাকে, সাম্প্রতিক তারিখের সাথে আপনার ফোল্ডারগুলি অর্ডার করার চেষ্টা করুন। যত দিন যাচ্ছে, ফাইলিং ক্যাবিনেট বা ড্রয়ারের সামনে নতুন ফোল্ডার এবং ফাইল যোগ করা চালিয়ে যান।
- উদাহরণস্বরূপ, আপনি দিন, সপ্তাহ বা মাসের জন্য আলাদা ফাইল রাখতে পারেন।
- উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি একজন ট্যাক্স পরামর্শদাতা হিসেবে কাজ করেন, তাহলে তারিখ অনুযায়ী আপনার ক্লায়েন্টদের নথি জমা দেওয়ার অর্থ হবে।
- সময়-সংবেদনশীল উপকরণ নিয়ে কাজ করা ব্যক্তিদের জন্য এই ব্যবস্থা ভাল কাজ করে।
ধাপ a. যদি আপনি কালানুক্রমিক ফাইলগুলি নিয়ে কাজ করেন তাহলে একটি ক্যালেন্ডার-ভিত্তিক বাছাই সিস্টেম ডিজাইন করুন
আপনি যদি আপনার অফিসের জায়গায় প্রচুর পরিমাণে ফাইল নিয়ে থাকেন, তাহলে আপনার ক্যাবিনেট এবং ড্রয়ারে একটি "টিকলার" ফাইলিং সিস্টেম যোগ করার চেষ্টা করুন। একটি ক্যালেন্ডারের মতো, "টিকলার" সিস্টেমটি প্রতি মাসে প্রতিনিধিত্ব করার জন্য 12 টি বড় ফোল্ডার ব্যবহার করে, প্রতি মাসের জন্য প্রতিটি বড় ফোল্ডারের সাথে 28-31 সাবফোল্ডার থাকে। আপনার যদি তারিখ-ভিত্তিক কাজ থাকে তবে এই পদ্ধতিটি ব্যবহার করে দেখুন।
- উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি রপ্তানি সংস্থার জন্য কাজ করেন, তাহলে সাধারণ শ্রেণীর পরিবর্তে আপনার ফাইলগুলি মাস এবং তারিখ অনুসারে বাছাই করা সহজ হতে পারে।
- রঙ-কোডিংয়ের বিপরীতে যারা কংক্রিট, সংখ্যাসূচক সংগঠন পছন্দ করে তাদের জন্য এই সিস্টেমটি আরও ভাল।
ধাপ 4. আপনার ফাইলগুলিকে বিষয় অনুসারে সাজান যদি আপনি আপনার কাগজপত্র শ্রেণীবদ্ধ করতে চান।
আপনার ফোল্ডারগুলির জন্য বিভিন্ন বিভাগ চয়ন করুন, তারপরে প্রাসঙ্গিকতার দ্বারা সেগুলি অর্ডার করুন। আপনার ফাইলিং ক্যাবিনেট বা ড্রয়ার সাজানোর সময়, সামনের দিকে সবচেয়ে প্রাসঙ্গিকতা এবং গুরুত্ব সহ ফোল্ডারগুলি রাখুন। এটিকে মাথায় রেখে আপনার ফাইলগুলি বাছাই করা চালিয়ে যান, যাতে আপনার গুরুত্বপূর্ণ নথিতে সহজে প্রবেশাধিকার থাকে।
উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি কোম্পানির জন্য আর্থিক উপদেষ্টা হন, তাহলে আপনার বিনিয়োগের গুরুত্ব এবং প্রাসঙ্গিকতা অনুসারে বাছাই করা আরও অর্থবহ হবে, যেমন "বিনিয়োগ," "বেতন," এবং "কর।"
পদক্ষেপ 5. আপনার ফাইলের জন্য বিস্তৃত শ্রেণীর নাম নির্বাচন করুন।
আপনার ফোল্ডারগুলির জন্য দীর্ঘ, অত্যধিক নির্দিষ্ট লেবেল ব্যবহার করবেন না। পরিবর্তে, সাধারণ, অন্তর্ভুক্ত লেবেলগুলি বেছে নেওয়ার চেষ্টা করুন, যাতে পরে আপনার নতুন ফাইলগুলি বাছাই করা কঠিন না হয়। আপনি যদি আরো নির্দিষ্ট ফাইলিং সিস্টেম তৈরি করতে চান, তাহলে আপনার বৃহত্তর, আরো সাধারণ ফাইলিং সিস্টেমে সাবফোল্ডার যোগ করার চেষ্টা করুন।
উদাহরণস্বরূপ, "3 এপ্রিলের জন্য ব্যয় প্রতিবেদন" একটি সাধারণ ফোল্ডারের জন্য একটি ভাল বিভাগ হবে না, কারণ এটি খুব নির্দিষ্ট। পরিবর্তে, ফোল্ডারটিকে "ব্যয় প্রতিবেদন" হিসাবে লেবেল করুন, যা অনেক বেশি উন্মুক্ত।
টিপ:
লেবেল নির্মাতারা আপনার ফাইলগুলিকে শ্রেণীবদ্ধ করার একটি সহজ এবং কার্যকর উপায়।
ধাপ Color। একটি দৃশ্যমান আকর্ষণীয় সিস্টেম তৈরি করতে আপনার নথিকে রঙ-কোড করুন।
বিভিন্ন রঙের ফাইল ফোল্ডার এবং লেবেলে বিনিয়োগ করুন। এরপরে, বিভিন্ন ফোল্ডার এবং লেবেল রঙে বিভিন্ন ফাইল বিভাগ বরাদ্দ করুন, যাতে আপনি আপনার ফাইলিং সিস্টেমকে সামঞ্জস্যপূর্ণ রাখতে পারেন। আপনার ফাইলিং ক্যাবিনেট এবং ড্রয়ার জুড়ে একই রঙ এবং বিভাগগুলি ব্যবহার করার চেষ্টা করুন, যাতে আপনি দ্রুত এবং দক্ষতার সাথে বিভিন্ন ফাইল অ্যাক্সেস করতে পারেন।
- উদাহরণস্বরূপ, ইমেল চিঠিপত্রের জন্য আপনার হলুদ ফোল্ডারগুলি, ট্যাক্স-সম্পর্কিত ফর্মগুলির জন্য লাল ফোল্ডার এবং বেতনভাতার জন্য সবুজ ফোল্ডারগুলি লেবেল করুন।
- মনে রাখা সহজ যে রঙ স্কিম এবং লেবেল ব্যবহার করার চেষ্টা করুন। উদাহরণস্বরূপ, সবুজ আর্থিক রূপগুলির জন্য একটি দুর্দান্ত রঙের লেবেল হতে পারে, কারণ সবুজ রঙ প্রায়শই অর্থের সাথে যুক্ত থাকে।
- এই সিস্টেমটি চাক্ষুষ শিক্ষার্থীদের জন্য সর্বোত্তম।
3 এর পদ্ধতি 3: একটি ডিজিটাল পদ্ধতি গ্রহণ
ধাপ 1. আপনার কাগজের ফাইলগুলিকে ডিজিটালভাবে সংরক্ষণ করতে স্ক্যান করুন।
যখনই আপনি আপনার মন্ত্রিসভা বা ড্রয়ারে একটি নতুন ফাইল যোগ করেন, তখন আপনার কম্পিউটারে ফাইলের ডিজিটাল সংস্করণ আপলোড করতে একটি স্ক্যানার ব্যবহার করুন। যদি আপনার দ্রুত একটি ফাইল অ্যাক্সেস করার প্রয়োজন হয়, আপনি আপনার ডেস্কটপ কম্পিউটারে অনুসন্ধান করার চেয়ে অনেক দ্রুত এবং সহজ সময় পাবেন যতগুলি ফোল্ডারের মাধ্যমে আপনি রাইফেল করবেন। যদি আপনার সম্পূর্ণ ফাইলিং সিস্টেম কাগজ-ভিত্তিক হয়, ডিজিটাল ব্যাকআপ তৈরি করতে আপনার ফাইলগুলি স্ক্যান করুন এবং আপলোড করুন।
- আপনার যদি ডিজিটাল ফাইলিং সিস্টেম না থাকে তবে চাপ দেবেন না! শুধু একবারে আপনার ফাইল 1 টি ফোল্ডার স্ক্যান করুন এবং আপলোড করুন।
- আপনি কিছু ফোন অ্যাপ ব্যবহার করে ফাইল স্ক্যান করতে পারেন।
ধাপ 2. আপনার সমস্ত ফাইলের জন্য সামঞ্জস্যপূর্ণ নাম চয়ন করুন।
আপনার ডিজিটাল নথির জন্য লেবেলগুলি বেছে নিন যা অনুসন্ধান এবং অ্যাক্সেস করা সহজ। আদর্শভাবে, এই ফাইলগুলি একটি ধারাবাহিকভাবে অনুসরণ করার চেষ্টা করুন, যেমন একটি তারিখ বা শেষ নাম, কারণ এটি তাদের মাধ্যমে সাজানো সহজ করে তুলবে। প্রয়োজনে, আপনার ফাইলের শিরোনামে যেকোন প্রাসঙ্গিক অবস্থান, ডেটাসেট বা সংস্করণ নম্বর অন্তর্ভুক্ত করুন।
- আপনার ফাইলের শিরোনামে কোন বিশেষ অক্ষর ব্যবহার করবেন না, কারণ কম্পিউটারগুলি সেগুলি সঠিকভাবে প্রক্রিয়া করতে পারে না।
- উদাহরণস্বরূপ, 24 নভেম্বর, 2003 এর মতো একটি নির্দিষ্ট তারিখ উল্লেখ করার সময় আপনার নথিকে 20031124 হিসাবে লেবেল করুন।
ধাপ 3. আপনার ডিজিটাল ফাইলগুলিকে ফোল্ডার এবং সাবফোল্ডার দিয়ে সাজান।
ফাইলিং ক্যাবিনেটের অনুরূপ, আপনার স্ক্যান করা ডকুমেন্টগুলি সংরক্ষণ এবং সাজানোর জন্য বিভিন্ন ডিজিটাল ফোল্ডার ব্যবহার করুন। আপনার ডেস্কটপে, আপনার আপলোড করা ফাইলগুলির সাথে সম্পর্কিত একাধিক ফোল্ডার তৈরি এবং লেবেল করুন। আপনি যদি আরো নির্দিষ্ট বিভাগ ব্যবহার করতে চান, প্রতিটি বড় ফোল্ডারের মধ্যে কয়েকটি সাবফোল্ডার তৈরি করুন। আপনার ডিজিটাল ফোল্ডারগুলির সাথে ঝামেলা চালিয়ে যান যতক্ষণ না আপনি এমন একটি সিস্টেম খুঁজে পান যা আপনার জন্য ভাল কাজ করে!
উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার "ট্যাক্স" নামে একটি ফোল্ডার থাকে তবে আপনি বিভিন্ন বছরের জন্য বেশ কয়েকটি সাবফোল্ডার তৈরি করতে পারেন।
ধাপ 4. একটি উইকিতে আপনার নথি আপলোড করুন যাতে একাধিক ব্যক্তি সেগুলি অ্যাক্সেস করতে পারে।
যদি আপনার কর্মক্ষেত্র আরও সহযোগী হয়, তাহলে একটি অনলাইন উইকি তৈরি করুন যা আপনার সহকর্মী এবং iorsর্ধ্বতনরা অ্যাক্সেস করতে পারে। উইকিতে সাইন ইন করার পরে, "আপলোড ফাইল" বোতামটি অ্যাক্সেস করতে "টুলবক্স" বিভাগটি ব্যবহার করুন। এই বৈশিষ্ট্যটির সাহায্যে, আপনি আপনার নতুন আপলোড করা দস্তাবেজটি বিভিন্ন লোকের সাথে লিঙ্ক করতে পারেন যারা এখন ফাইলটি দেখতে এবং অ্যাক্সেস করতে পারেন।
মনে রাখবেন যে কেউ উইকিতে ফাইল সম্পাদনা করতে পারে।
ধাপ 5. চলতে চলতে ডকুমেন্ট ফাইল করার জন্য ক্লাউড-ভিত্তিক সফটওয়্যার ব্যবহার করুন।
এমন একটি অ্যাপ বা অন্যান্য ডিজিটাল পরিষেবা ডাউনলোড করুন যা কম্পিউটার এবং মোবাইল উভয় ডিভাইসে কাজ করে। আপনার ফাইলগুলিকে 1 টি স্থানে রাখতে, আপনার ফাইলগুলির ছবি আপলোড করতে এই পরিষেবাটি ব্যবহার করুন, যাতে সেগুলি ক্লাউড-ভিত্তিক সফটওয়্যারে সংরক্ষণ করা যায়। যদিও কিছু সফ্টওয়্যার বিনামূল্যে, আপনাকে আরও সঞ্চয়স্থান পেতে অর্থ প্রদান করতে হতে পারে।
