অফিস ফাইলগুলি সংগঠিত করা একটি কঠিন কাজ হতে পারে, বিশেষত যদি আপনার প্রচুর পরিমাণে ফাইল এবং নথি থাকে তবে এটি একটি বেদনাদায়ক প্রক্রিয়া হওয়ার দরকার নেই। আগাম পরিকল্পনা করা এবং একটি ফাইল সিস্টেমের বিষয়ে সিদ্ধান্ত নেওয়া আপনাকে আপনার ফাইলগুলিকে আপনার ব্যবসার জন্য সাজাতে সাহায্য করতে পারে এবং নিশ্চিত করতে পারে যে আপনি গুরুত্বপূর্ণ নথিগুলি আরও দক্ষতার সাথে পাবেন। একবার আপনার ফাইলগুলি ভাল ক্রমে থাকলে, আপনার ফাইলগুলিকে সেভাবে বজায় রাখার জন্য আপনাকে একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ সিস্টেমে আটকে থাকতে হবে।
ধাপ
পদ্ধতি 1 এর 3: একটি সিস্টেম বিকাশ
ধাপ 1. ফাইল বিভাগ তৈরি করুন।
আপনি যদি আপনার ফাইলগুলি সংগঠিত করতে চান তবে প্রথমেই সিদ্ধান্ত নিন আপনি কোন প্রধান বিভাগগুলি সাজানোর জন্য ব্যবহার করবেন। বিভিন্ন ধরণের অফিসে বিভিন্ন ধরণের বিভাগ থাকবে, তবে সাধারণ ব্যবস্থা একই। আপনাকে এমন একটি সিস্টেম বের করতে হবে যা আপনার ফাইলগুলিকে একটি অর্থপূর্ণ উপায়ে সাজায়।
উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি আইন অফিসে কাজ করেন এবং ক্লায়েন্ট ফাইলগুলি সংগঠিত করতে চান, তাহলে আপনি সাধারণ মামলার ধরন অনুযায়ী সাজাতে পারেন: মামলা, প্রবেট, কর্পোরেট, প্রশাসনিক এবং অন্যান্য।
পদক্ষেপ 2. উপশ্রেণী সেট আপ করুন।
প্রতিটি একক বিভাগের মধ্যে, আপনি উপশ্রেণীর একটি তালিকা তৈরি করে আরো সুনির্দিষ্ট পেতে পারেন। যে কোন পৃথক কাগজের কাগজ যা দায়ের করতে হবে তা দুটি পদ দ্বারা সংজ্ঞায়িত করা যেতে পারে - সাধারণ বিভাগ এবং তারপরে উপশ্রেণী।
উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি আর্থিক বিষয়গুলির জন্য একটি ফাইলিং সিস্টেম স্থাপন করছেন, আপনার "বহির্গামী পেমেন্ট" এর একটি সাধারণ বিভাগ থাকতে পারে এবং তারপরে বিক্রেতা, সরবরাহকারী, পরিষেবা, পেশাদার এবং প্রশাসনিক খরচগুলির উপশ্রেণীগুলি সেট আপ করুন।
ধাপ 3. একটি রঙ-কোডিং সিস্টেম ব্যবহার করুন।
এটি সহজ শোনাচ্ছে, তবে দ্রুত অ্যাক্সেসের জন্য আপনার ফাইলগুলি সংগঠিত করার এটি একটি খুব কার্যকর উপায় হতে পারে। আপনার ফাইলিং সিস্টেমে আপনার কতগুলি বিভাগ থাকবে তা নির্ধারণ করুন এবং তারপরে সেই বিভিন্ন রঙের ফোল্ডারগুলি ব্যবহার করুন।
সম্পূর্ণ রঙিন ফোল্ডার ব্যবহার করার পরিবর্তে, আপনি নিয়মিত ম্যানিলা ফোল্ডার ব্যবহার করতে পারেন এবং রঙিন স্টিকার পেতে পারেন। তারপরে আপনি উপরের ট্যাবে, ফোল্ডারের প্রান্তে বা আরও দৃশ্যমানতার জন্য উভয় স্টিকার সংযুক্ত করতে পারেন।
ধাপ 4. ফাইলগুলি লেবেল করুন।
আপনার অফিসের প্রতিটি ফাইলের এখন একটি স্পষ্ট জায়গা আছে। আপনার প্রতিটি ফোল্ডারের ট্যাবে লেবেলটি পরিষ্কার এবং সুন্দরভাবে লিখতে হবে যাতে আপনি জানতে পারেন যে এটি কোথায়। প্রতিটি পৃথক ফোল্ডারে লেবেলটি সাধারণ বিভাগ দিয়ে শুরু হওয়া উচিত এবং তারপরে নির্দিষ্ট উপশ্রেণী অনুসরণ করা উচিত। উদাহরণস্বরূপ, আপনার বিক্রেতাদের পেমেন্টের রেকর্ড সম্বলিত একটি ফোল্ডারে লেবেল থাকবে, "বহির্গামী পেমেন্ট / বিক্রেতারা।"
- প্রতিটি ফাইলের লেবেলগুলি যথাসম্ভব সুন্দর এবং ধারাবাহিকভাবে মুদ্রিত হওয়া উচিত। আপনি খুব সহজেই একটি সফটওয়্যার প্যাকেজ কিনতে পারেন যা আপনাকে লেবেল ফরম্যাট করতে দেবে, যাতে আপনি আপনার কম্পিউটার ব্যবহার করে সেগুলি টাইপ এবং প্রিন্ট করতে পারেন।
- আপনি যদি আপনার কম্পিউটার দিয়ে আপনার লেবেলগুলি মুদ্রণ করেন, তাহলে আপনার একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ ফন্ট সাইজ এবং স্টাইল ব্যবহার করা উচিত। আপনি যদি হাতে মুদ্রণ করেন, তাহলে আপনার সামঞ্জস্যপূর্ণ এবং যতটা সম্ভব ঝরঝরে হওয়ার চেষ্টা করা উচিত।
পদক্ষেপ 5. ফাইলগুলি বর্ণানুক্রমিকভাবে সাজান।
যখন আপনার ফাইলিং সিস্টেমটি প্রতিষ্ঠিত হয় এবং আপনি আপনার সমস্ত ফোল্ডার তৈরি করে ফেলেছেন, তখন সেগুলি ক্রমানুসারে রাখুন। আপনার সাধারণ ফোল্ডারগুলি বর্ণানুক্রমিকভাবে সাজানো উচিত। প্রতিটি সাধারণ ফোল্ডারের মধ্যে, উপশ্রেণিগুলিও বর্ণানুক্রমিকভাবে সাজানো উচিত।
আপনি টপিক লেবেলের পরিবর্তে তারিখ অনুসারে কিছু তথ্য বাছাই করতে পারেন। যদি তাই হয়, তাহলে আপনার নিজের জন্য সিদ্ধান্ত নিতে হবে যদি আপনার ফাইলগুলিকে সামনের নতুন আইটেমগুলির সাথে বাছাই করা এবং সবচেয়ে পুরানো, বা তদ্বিপরীততে সরানো আরও বেশি বোধগম্য হয়।
পদক্ষেপ 6. প্রতিটি ফাইলিং ড্রয়ারে কয়েক ইঞ্চি জায়গা ছেড়ে দিন।
যখন আপনি আপনার ফাইলিং সিস্টেম প্রতিষ্ঠা করছেন, তখন ফাইলগুলি বড় হওয়ার জন্য আপনাকে জায়গা ছেড়ে দিতে হবে। সময়ের সাথে সাথে, আপনি নি folderসন্দেহে প্রতিটি ফোল্ডারে যোগ করার জন্য আরও কাগজপত্র পাবেন। আপনার ফাইল প্রসারিত করার জন্য জায়গা ছেড়ে দিন। অন্যথায়, জায়গা করার জন্য পুরো বিভাগ বা ফাইল ড্রয়ারগুলি সরানোর পরে আপনার কঠিন কাজ হবে।
3 এর মধ্যে পদ্ধতি 2: বিশৃঙ্খল ফাইলগুলি সাজানো
ধাপ 1. ফাইল করার জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত উপকরণ সংগ্রহ করুন।
আপনি যদি এমন কাগজপত্রের সংগ্রহ দিয়ে শুরু করেন যা সংগঠিত হয়নি এবং বিশৃঙ্খলা রয়েছে, তাহলে আপনাকে কাগজপত্র একসাথে টেনে শুরু করতে হবে। একটি কর্মস্থল খুঁজুন এবং একটি গাদা সবকিছু সংগ্রহ করুন। আপনি তারপর সংগঠিত কাজ করতে সক্ষম হবে।
ধাপ ২. "কর্ম" এবং "দাখিলের জন্য দুটি গ্রুপে কাগজপত্র আলাদা করুন।
"প্রথম পদক্ষেপ হিসাবে, আপনার উচিত একটি ফোল্ডার বা পাইল তৈরি করা সবকিছুর জন্য যা তাত্ক্ষণিক পদক্ষেপের প্রয়োজন। এই কাগজপত্রগুলি দায়ের করা উচিত নয়, অথবা আপনি যে কাজটি করতে হবে তা করতে মনে রাখবেন না। শীঘ্রই সমাধান করার জন্য এই "অ্যাকশন" ফোল্ডারটি সরিয়ে রাখুন। তারপর অবশিষ্ট কাগজপত্র জমা দিয়ে এগিয়ে যান।
"অ্যাকশন" ফাইলটি সংগঠিত করুন। যে কাগজপত্রগুলি অবিলম্বে মোকাবেলা করা দরকার সেগুলি আপনাকে যে কাজটি করতে হবে তার উপর ভিত্তি করে ছোট গ্রুপে সাজানো উচিত। উদাহরণস্বরূপ, কল, লিখুন, বিতরণ এবং অর্থ প্রদানের মতো উপশ্রেণীগুলি সেট আপ করুন।
এক্সপার্ট টিপ
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
ধাপ 3. একবার প্রতিটি কাগজ তুলুন।
আপনি যে looseিলোলা কাগজপত্র দাখিল করছেন, সেগুলি সাজানোর সময়, এটি পর্যালোচনা করার সময় প্রতিটি বিষয়ে সিদ্ধান্ত নিন। কাগজটি সংগ্রহ করুন, এটি পড়ুন, আপনার ফাইলিং সিস্টেমে এটি কোন বিভাগ এবং উপশ্রেণির অন্তর্ভুক্ত তা নির্ধারণ করুন এবং তারপরে এটি সরিয়ে দিন। এইভাবে কাজ করা আপনাকে আপনার ফাইলিংয়ে ধারাবাহিকতা বজায় রাখতে সহায়তা করবে এবং প্রতিটি আইটেমের সাথে একবারই কাজ করে আপনাকে সময় বাঁচাতে সহায়তা করবে।
আপনি প্রতিটি আইটেম পর্যালোচনা করার সময়, আপনি এটি রাখা প্রয়োজন কিনা তা নির্ধারণ করা উচিত। যদি কাগজটি এমন কিছু যা ইতিমধ্যে মোকাবেলা করা হয়েছে এবং এমন কিছু নয় যা আপনার রেকর্ড হিসাবে রাখা দরকার, তবে এটি ফাইল করার পরিবর্তে এটি বাতিল করার কথা বিবেচনা করুন।
ধাপ 4. প্রতিটি আইটেম খুলুন
আপনার কাছে থাকা বেশিরভাগ কাগজপত্র সম্ভবত চিঠিপত্রে এসেছে এবং সম্ভবত খামে এবং ভাঁজ করা আছে। তাদের খাম থেকে কাগজগুলি সরান, সেগুলি সমতল খুলুন এবং তারপরে ফাইল করুন। এইভাবে প্রতিটি কাগজ ফাইল করা আপনার ফোল্ডারগুলিকে ফাইলের ড্রয়ারে সমানভাবে ফিট করতে সাহায্য করে, যেখানে ভাঁজ করা কাগজগুলি স্তূপ করে না।
- আপনি কোন খাম রাখা প্রয়োজন কিনা তা সিদ্ধান্ত নিন। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, খামগুলি অপ্রয়োজনীয় এবং ফেলে দেওয়া যেতে পারে। যাইহোক, যদি আপনি বিশ্বাস করেন যে আপনার ডেলিভারির প্রমাণ বা পোস্টমার্কের প্রমাণের প্রয়োজন হতে পারে, তাহলে আপনাকে খামটি কাগজপত্রের কাছে রাখতে হবে এবং সেগুলি একসাথে রাখতে হবে।
- একাধিক কাগজ একসাথে স্ট্যাপল করা উচিত। এটি জিনিসগুলিকে আলাদা হওয়া বা হারিয়ে যাওয়া থেকে বিরত রাখবে। স্ট্যাপলগুলি কাগজের ক্লিপগুলির চেয়ে অগ্রাধিকারযোগ্য কারণ (ক) তারা ফাইলগুলিতে আরও সমানভাবে ফিট করে এবং (খ) তাদের পিছলে যাওয়ার সমস্যা হয় না।
3 এর পদ্ধতি 3: আপনার ফাইলগুলি বজায় রাখা
ধাপ 1. একটি "টু ফাইল" ঝুড়ি ব্যবহার করুন।
যখন আপনার অফিসে নতুন চিঠিপত্র প্রবেশ করে বা যখন নতুন কাগজপত্র তৈরি হয়, আপনি এখনই এটি ফাইল করতে পারবেন না। যখন আপনি সক্ষম হন তখন আপনার দায়ের করা সমস্ত কিছু একক জায়গায় জমা দেওয়া উচিত। আপনার টেবিলে একটি ঝুড়ি, "টু ফাইল" লেবেলযুক্ত, আপনি প্রস্তুত না হওয়া পর্যন্ত এই কাগজগুলিকে একপাশে রাখার একটি ভাল উপায়।
ধাপ ২। ফাইলিংয়ে কাজ করার জন্য একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ সময় নির্ধারণ করুন।
আপনি যদি পারেন, প্রতিদিন বা সপ্তাহে একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ সময় নির্ধারণ করুন যাতে আপনি নতুন কাগজপত্র দাখিলের কাজ করতে পারেন। আপনি যদি আপনার রুটিনের একটি নিয়মিত অংশ দাখিল করেন, তাহলে আপনি এটির সাথে থাকার সম্ভাবনা বেশি।
- উদাহরণস্বরূপ, আপনি দিনের কাগজপত্র দাখিলের জন্য প্রতিটি দিনের শেষ আধা ঘন্টা আলাদা করতে পারেন। যদি এটি পর্যাপ্ত সময় না হয়, তাহলে আপনি প্রতিদিন দুবার আপনার ফাইলিং করার চেষ্টা করতে পারেন, ঠিক দুপুরের খাবারের আগে এবং তারপর দিনের জন্য যাওয়ার আগে।
- সাফল্যের চাবিকাঠি হল ধারাবাহিকতা এবং পুনরাবৃত্তি।
পদক্ষেপ 3. নিশ্চিত করুন যে ফাইলগুলিতে অ্যাক্সেস থাকা অন্যরা সিস্টেমটি বোঝে।
আপনি যদি আপনার ফাইল ব্যবহারকারী একমাত্র ব্যক্তি হন, তাহলে আপনার তৈরি করা অর্ডারটি সহজেই বজায় রাখতে সক্ষম হওয়া উচিত। যাইহোক, যদি অন্য লোকেদের আপনার ফাইলগুলিতে কাগজপত্র ব্যবহার করার প্রয়োজন হয়, তাহলে আপনার নিশ্চিত করা উচিত যে তারা আপনার তৈরি করা সিস্টেমটি বোঝে - এবং অনুসরণ করে। কাগজপত্র ভুলভাবে ফাইল করা এবং ভুল ফোল্ডারে রাখা হলে ফাইলিং সিস্টেম থাকা সহায়ক নয়।
আপনি যদি আপনার অফিসে অন্য কারও প্রয়োজন হতে পারে এমন কিছু পাওয়ার প্রস্তাব দিলে আরও দক্ষ এবং আরও কার্যকর হতে পারে এবং তারপরে তাদের সরাসরি আপনার কাছে সবকিছু ফেরত দিতে বলুন। তারপর আপনি নিশ্চিত হতে পারেন যে সবকিছু সঠিকভাবে পরিশোধিত হয়।
ধাপ 4. একটি নিরাপদ স্থানে গুরুত্বপূর্ণ নথি রাখুন।
কিছু বিশেষ উপকরণ আলাদা, বিশেষ স্থানে রাখার প্রয়োজন হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, কিছু কাগজপত্র নিরাপদ বা অগ্নিনির্বাপক লকবক্সে রাখার প্রয়োজন হতে পারে। এমনকি আপনাকে ব্যাংকের নিরাপত্তা আমানত বাক্সে বা আপনার কোম্পানির আইনজীবীর অফিসে কিছু উপকরণ সাইটের বাইরে রাখতে হতে পারে।
ধাপ 5. নিয়মিত আপনার ফাইল পর্যালোচনা করুন।
বছরে কমপক্ষে একবার, অথবা প্রয়োজনে আরও ঘন ঘন, আপনার ফাইলগুলি পর্যালোচনা করার জন্য আপনার কিছু সময় রাখা উচিত। এই পর্যালোচনার উদ্দেশ্য হল সিদ্ধান্ত নেওয়া যে সেখানে কোন কাগজপত্র বা সম্পূর্ণ ফোল্ডার রয়েছে যা বাতিল করা যেতে পারে বা সম্ভবত একটি অফ-সাইট স্টোরেজ সুবিধায় স্থানান্তরিত করা যেতে পারে। যদি কোন কিছুর আবার প্রয়োজন না হয়, তাহলে আপনার তা ফেলে দেওয়া উচিত। যদি এটি এমন কিছু হয় যা আপনি নিয়মিত ব্যবহার করার আশা করেন না কিন্তু রেকর্ড হিসাবে রাখার প্রয়োজন হতে পারে, তাহলে আপনার এটি স্টোরেজে পাঠানো উচিত।
