বর্ণানুক্রমিক ফাইলিং হল নথিপত্র সংগঠিত করার একটি মৌলিক উপায় যা আপনাকে আপনার ব্যক্তিগত এবং ব্যবসায়িক ফাইলগুলি দ্রুত সঞ্চয়, অ্যাক্সেস এবং পরিচালনা করতে দেয়।
আপনার জীবনে বর্ণানুক্রমিক ফাইলিং বাস্তবায়নের মাধ্যমে, আপনি নিশ্চিত করবেন যে সমস্ত নথি সুরক্ষিত এবং সহজলভ্য। একটি যুক্তিসঙ্গত ফাইলিং সিস্টেম সংরক্ষণের জন্য ইংরেজিতে বর্ণানুক্রমিকভাবে ফাইল করার অনেক নিয়ম রয়েছে। সৌভাগ্যবশত, নতুন নথির সাথে শুরু করা সহজ এবং যদি আপনার পুনর্গঠনের প্রয়োজন হয় তবে এটি করা কঠিন পরিবর্তন নয়!
ধাপ
2 এর অংশ 1: বর্ণানুক্রমিকভাবে ফাইল করা
ধাপ 1. আপনি যে বর্ণানুক্রমিক পদ্ধতি ব্যবহার করবেন সে বিষয়ে সিদ্ধান্ত নিন।
এমনকি বর্ণানুক্রমিক ফাইলিং হিসাবে আপাতদৃষ্টিতে সহজবোধ্য কিছু থেকে বেছে নেওয়ার জন্য বেশ কয়েকটি বিকল্প উপলব্ধ করা হয়। এটি গুরুত্বপূর্ণ যে আপনি একটি সিস্টেম চয়ন করুন এবং এটি ধারাবাহিকভাবে ব্যবহার করুন।
- লেটার-বাই-লেটার ফাইলিং প্রতিটি শব্দের প্রতিটি অক্ষরকে চেহারা অনুসারে বিবেচনা করে, শব্দের মধ্যে কোনো ফাঁক উপেক্ষা করে।
- পর পর প্রতিটি শব্দের প্রথম অক্ষরের উপর ভিত্তি করে শব্দ-দ্বারা-শব্দ ফাইল করার আদেশ।
- ইউনিট-বাই-ইউনিট ফাইলিং প্রতিটি শব্দ, সংক্ষিপ্তসার এবং প্রাথমিক, এই অনুসারে আইটেমগুলি অর্ডার করে। ইউনিট-বাই-ইউনিট সিস্টেম সাধারণত সুপারিশ করা হয়।
পদক্ষেপ 2. গ্রুপ আইটেম।
আপনার ফাইল করার জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত আইটেম হয়ে গেলে, আপনি কীভাবে ফাইলগুলিকে গ্রুপ করতে চান তা ঠিক করুন। আপনি ডিকশনারি ফর্ম্যাটটি বেছে নিতে পারেন, যেখানে সমস্ত ফাইল এক বর্ণমালার ক্রমে রাখা হয়, নির্বিশেষে ফাইলের ধরন বা এতে থাকা আইটেমগুলি। আপনি এনসাইক্লোপিডিয়া ফর্ম্যাটটিও ব্যবহার করতে পারেন, যেখানে আইটেমগুলি টাইপ বা বিষয় অনুসারে শ্রেণিবদ্ধ করা হয় এবং তারপরে প্রতিটি গ্রুপ বর্ণানুক্রমিকভাবে সাজানো হয়।
যদি আপনার কাছে বিভিন্ন ধরণের আইটেম ফাইল করতে হয় (রেসিপি, ট্যাক্স রসিদ, চিঠি ইত্যাদি), তাহলে এটি এনসাইক্লোপিডিয়া ফর্ম্যাট ব্যবহার করতে সহায়ক হতে পারে। আইটেমগুলিকে প্রথমে টাইপ করে গ্রুপ করুন, তারপর বর্ণানুক্রমিকভাবে প্রতিটি গ্রুপের আইটেম অর্ডার করুন। ডিভাইডার বা কালার কোডিং ব্যবহার করে গ্রুপগুলিকে আলাদা রাখুন।
ধাপ 3. আপনার ফাইলগুলি সূচী করুন।
ইনডেক্সিং হল শিরোনামের প্রতিটি বিভাগকে সঠিক ইউনিটে রাখার পদ্ধতি। আইটেমগুলিকে ফাইল করার আগে সেগুলিকে ইনডেক্স করার জন্য, আপনাকে অবশ্যই প্রতিটি আইটেমের নামের উপাদানগুলি ভেঙে দিতে হবে এবং একটি নতুন বর্ণমালার নাম তৈরি করতে হবে, যা স্ট্যান্ডার্ড নামের থেকে ভিন্ন হতে পারে। উদাহরণ স্বরূপ:
- ধরুন আপনার কাছে সূচী এবং ফাইল করার জন্য নিম্নলিখিত আইটেম আছে: "Aardvarks এর নিশাচর ফিডিং" শিরোনামের aardvarks- এর উপর একটি নিবন্ধ, বিশিষ্ট aardvark বিশেষজ্ঞ জেন এ ডো এর জীবনী এবং একটি ডেট্রয়েট চিড়িয়াখানা aardvark প্রদর্শনী জন্য একটি প্রচারমূলক ব্রোশার।
- জেন এ ডো এর জীবনী "ডো, জেন এ" হিসাবে তালিকাভুক্ত করা হবে, যেহেতু ফাইলিংয়ে শেষ নাম প্রথম আসে। এটি "ডি" অক্ষরের অধীনে দায়ের করা হবে
- আপনি যদি ডিকশনারি স্টাইলের গ্রুপিং বেছে নেন তাহলে "আরডভার্কসের নিশাচর খাওয়ানো" প্রবন্ধটি যেমন সূচী করা যেতে পারে। এই গ্রুপিং ব্যবহার করে এটি "N" ("নিশাচর") অক্ষরের অধীনে দায়ের করা যেতে পারে।
- বিকল্পভাবে, আপনি "Aardvarks এর নিশাচর খাওয়ানো" কে "Aardvarks, Nocturnal Feeding of" হিসাবে সূচী করতে পারেন। এটি যদি আপনি একটি এনসাইক্লোপিডিয়া-স্টাইলের গ্রুপিং ব্যবহার করে থাকেন, এবং শুধুমাত্র aardvarks সম্পর্কিত আইটেম ফাইল করা না হয় তাহলে এটি বোধগম্য হবে। আইটেমটি তখন "এ" এর অধীনে দায়ের করা হবে
- প্রমোশনাল ব্রোশারটিকে "Aardvarks, প্রদর্শনী (ডেট্রয়েট চিড়িয়াখানা)" হিসাবে সূচী করা যেতে পারে। "যদি আপনি aardvark প্রদর্শনীগুলিতে বেশ কিছু উপকরণ আশা করেন তবে এটি বোধগম্য হবে-উদাহরণস্বরূপ, আপনার" Aardvarks, প্রদর্শনী "(টলেডো চিড়িয়াখানা)"
- বিকল্পভাবে, প্রচারমূলক ব্রোশারটিকে "ডেট্রয়েট চিড়িয়াখানা (Aardvark প্রদর্শনী)" হিসাবে সূচী করা যেতে পারে। "যদি আপনি ডেট্রয়েট চিড়িয়াখানার সাথে সম্পর্কিত বেশ কিছু আইটেম পাওয়ার আশা করেন, অথবা আপনি যদি একটি এনসাইক্লোপিডিয়া-স্টাইল গ্রুপিং ব্যবহার করতে চান তাহলে ভৌগলিক অবস্থান.
ধাপ 4. তাদের সূচীকৃত নাম অনুযায়ী বর্ণানুক্রমিকভাবে অর্ডার করুন।
বর্ণানুক্রমিকভাবে ফাইল করার সাধারণ নিয়ম হল A (প্রথম) থেকে Z (শেষ) পর্যন্ত আইটেমগুলি সাজানো। আলাদা আইটেমের মধ্যে পার্থক্য করতে এবং অর্ডার করতে ক্রমবর্ধমান নির্দিষ্ট তথ্য ব্যবহার করুন। এই ক্ষেত্রে:
- পূর্ববর্তী ধাপে আপনার সূচীকৃত ফাইলের ক্রম হতে পারে (আপনার ব্যবহৃত সিস্টেমের উপর নির্ভর করে): "ডো, জেন এ।", "ডেট্রয়েট চিড়িয়াখানা (আয়ার্ডভার্ক প্রদর্শনী)," এবং "আরডভার্কসের নিশাচর খাওয়ানো" বা "আরডভার্কস, প্রদর্শনী (ডেট্রয়েট চিড়িয়াখানা), "" Aardvarks, Nocturnal Feeding of, "এবং" Doe, Jane A."
- "ইমু" এর জন্য একটি ফাইলের পরে "Wallaby" এর জন্য একটি ফাইল আসবে। "ক্যাঙ্গারু" এর জন্য একটি ফাইল মাঝখানে আসবে, এবং "আরডভার্ক" এর জন্য একটি ফাইল "বিয়ার" এবং "ইমু" এর জন্য একটি ফাইল আসবে। এটি আপনাকে নিম্নলিখিত ফাইল অর্ডার দেবে: "আরডভার্ক," "বিয়ার," "ইমু," "ক্যাঙ্গারু," "ওয়ালবি।"
- যদি আপনি "Anteater" এর জন্য একটি ফাইল যোগ করেন, তাহলে এটি "Aardvark" এর জন্য যেকোনো ফাইলের পরে আসবে। যেহেতু উভয়ই "A" অক্ষর দিয়ে শুরু হয়, তাই আপনাকে অর্ডার নির্ধারণ করতে প্রতিটি শব্দের দ্বিতীয় অক্ষর (যথাক্রমে "N" এবং "A,") দেখতে হবে এবং তারপরে এর ভিত্তিতে ফাইলগুলি সাজাতে হবে। নতুন অর্ডার হবে: "আরডভার্ক," "অ্যান্টিএটার," "বিয়ার," "ইমু," "ক্যাঙ্গারু," "ওয়ালবি।"
ধাপ 5. আপনার ফাইল ফোল্ডারগুলি লেবেল করুন।
আইটেমগুলি সনাক্ত করা সহজ করার জন্য, প্রতিটি ফাইল ফোল্ডারে আইটেমের সঠিক সূচীযুক্ত নাম (গুলি) রাখুন। এটি যথাযথ ক্রমে নতুন ফাইল প্রবর্তন করাও সহজ করে তুলবে।
- তাদের জন্য নির্ধারিত ফোল্ডারে আইটেম রাখুন।
- ব্যবহারযোগ্যতা উন্নত করতে আপনার ফাইলগুলিকে রঙ করার জন্য আপনি এটি দরকারীও মনে করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি এনসাইক্লোপিডিয়া-স্টাইলের গ্রুপিং ব্যবহার করেন, প্রতিটি গ্রুপকে একটি পৃথক রঙ দিন এবং প্রতিটি গ্রুপের প্রতিটি আইটেম/ফাইলকে তার নিজ নিজ রঙের সাথে লেবেল করুন।
ধাপ 6. সূচী এবং ফাইলিং সিস্টেম নথিভুক্ত করুন।
আপনার ইন্ডেক্সিং এবং ফাইলিং সিস্টেমের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ হোন, যাই হোক না কেন। নিশ্চিত করুন যে ফাইলগুলিতে অ্যাক্সেস থাকা কেউ সিস্টেম সম্পর্কে সচেতন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি নথি তৈরি এবং ভাগ করতে পারেন যা আপনার ফাইলিং সিস্টেমের নিয়মাবলীর বিবরণ দেয়। এটি প্রত্যেককে ফাইলিং সিস্টেমকে দক্ষতার সাথে ব্যবহার করতে সাহায্য করবে।
ধাপ 7. সঠিকভাবে নতুন আইটেম ফাইল করুন।
আপনি যে সিস্টেমটি ব্যবহার করেন সে অনুসারে সূচীকৃত নাম এবং বর্ণানুক্রমিক ক্রমের উপর ভিত্তি করে মন্ত্রিসভায় ফাইল রাখুন। সঠিক ফাইলগুলিতে নতুন ফাইল রাখার জন্য প্রয়োজন অনুযায়ী বর্তমান ফাইলগুলি স্থানান্তর করুন।
2 এর 2 অংশ: বিশেষ ক্ষেত্রে মোকাবেলা
ধাপ 1. তাদের উল্লেখযোগ্য মেয়াদে ফাইল আইটেম।
কখনও কখনও, মূল শব্দের উপর ভিত্তি করে আইটেমগুলি ফাইল করা বোধগম্য হয়, নির্বিশেষে শিরোনাম বা নামের শব্দগুলি যে ক্রমেই প্রদর্শিত হয়। এটি নিশ্চিত করে যে একটি ফাইলকে সর্বাধিক যৌক্তিক শব্দ ব্যবহার করে সূচী এবং অবস্থান করা যেতে পারে। এই ক্ষেত্রে
"ফার্স্ট ব্যাংক অফ শিকাগো" সূচী করা যেতে পারে এবং "শিকাগো, ফার্স্ট ব্যাংক অফ" হিসাবে দায়ের করা যেতে পারে। "প্রথম" বা "ব্যাংক" এর পরিবর্তে "শিকাগো" হল এই এন্ট্রির মূল শব্দ, বিশেষ করে যদি আপনার একই নামের অন্যান্য আইটেম থাকে, যেমন "ফার্স্ট ব্যাংক অফ তুলসা" বা "শিকাগো ব্যাংক এবং ট্রাস্ট।"
ধাপ 2. উপাধি দ্বারা নাম অর্ডার করুন।
সাধারণ ফাইলিং স্ট্যান্ডার্ডগুলি প্রথম নাম দ্বারা ব্যক্তিকে সূচী করার সুপারিশ করে, যেহেতু উপাধিটি উল্লেখযোগ্য শব্দ হিসাবে বিবেচিত হয়।
- সুতরাং, "জেন এ ডো" সূচী করা হবে এবং "ডো, জেন এ" হিসাবে দায়ের করা হবে
- শেষে শিরোনাম রাখুন (ড।, মিসেস, মেজর, ইত্যাদি)। "ডাঃ. জেন এ ডো, উদাহরণস্বরূপ, "ডো, জেন এ, ড।"
- সাধারণত, নামগুলি বানান অনুযায়ী অর্ডার করুন, অক্ষরে অক্ষরে। উদাহরণস্বরূপ, "ম্যাকডোনাল্ড" "ম্যাকডোনাল্ড" এর আগে আসবে। একইভাবে, "D '," "L'," "Le," "de," ইত্যাদি নামের অংশ হিসাবে বিবেচিত হয়, পৃথক ইউনিট নয়। উদাহরণস্বরূপ, সেই ক্রমে ফাইলগুলি "হেইনলিন," "লে গুইন" "এল'ইংল," এবং "উলফ" অর্ডার করুন (এবং "এল'এংল," লে গুইন, "" হেইনলিন, "" উলফ "নয়)।
- নাম সম্পর্কে এই নিয়মগুলির একটি সাধারণ ব্যতিক্রম হল যখন একজন ব্যক্তির নাম একটি ব্যবসা বা প্রতিষ্ঠানের নামের অংশ হয়ে যায়। এই ক্ষেত্রে, ব্যক্তির নামকে ব্যবসার নামের মধ্যে একক হিসাবে বিবেচনা করুন। উদাহরণস্বরূপ, "জেন এ ডো কীটপতঙ্গ নিয়ন্ত্রণ" "জে" এর অধীনে দায়ের করা হবে এবং "ডো, জেন এ কীটপতঙ্গ নিয়ন্ত্রণ" হিসাবে তালিকাভুক্ত করা হবে না।
ধাপ articles. নিবন্ধ, সংযোজন এবং প্রিপোজিশন উপেক্ষা করুন
প্রবন্ধ (যেমন "a," "an," এবং "the"), সংযোজন (যেমন "এবং," "কিন্তু," এবং "বা"), এবং প্রিপোজিশন (যেমন "জন্য," "এর," এবং "ইন") সাধারণত বর্ণানুক্রমিকভাবে সূচীকরণ এবং ফাইল করার সময় বাদ দেওয়া হয়, যেহেতু সেগুলি উল্লেখযোগ্য পদ হিসাবে বিবেচিত হয় না। এমনকি যখন তারা একটি আইটেমের নামের শুরুতেও এই অবস্থা হয়। এই ক্ষেত্রে:
- "ইমু খাওয়ানোর অভ্যাসগুলির একটি তদন্ত" "ই" এর অধীনে "ইমু" (এই আইটেমের শিরোনামের উল্লেখযোগ্য শব্দ) এর জন্য "এ" এর পরিবর্তে "এ" এর পরিবর্তে দায়ের করা হবে।
- "ডো, জেন এ" এর পরে "ডো এবং স্মিথ কীটপতঙ্গ নিয়ন্ত্রণ" দায়ের করা হবে উভয় সূচীকৃত নাম "ডো" শব্দ দিয়ে শুরু হয়, তাই আপনি ফাইলের ক্রম নির্ধারণ করতে প্রতিটি ("যথাক্রমে স্মিথ" এবং "জেন") পরবর্তী গুরুত্বপূর্ণ শব্দটিতে যান। "এবং" শব্দটি উপেক্ষা করুন কারণ এটি উল্লেখযোগ্য নয়।
ধাপ ab. সংক্ষিপ্তসারগুলোকে সেভাবে বানান করা হয়েছে বলে মনে করুন
আইটেমগুলি সূচীকরণ এবং ফাইল করার সময়, আপনি "Mfg" এর মতো সংক্ষিপ্তসার সম্মুখীন হতে পারেন। ("ম্যানুফ্যাকচারিং" এর জন্য) বা "ইনকর্পোরেটেড" ("অন্তর্ভুক্ত" জন্য) সাধারণত, আপনার আইটেমগুলিকে সূচী করা এবং ফাইল করা উচিত যদিও এই সংক্ষিপ্ত বিবরণগুলি কেবল অক্ষরের স্ট্রিং হিসাবে নয়।
উদাহরণস্বরূপ, "জেন এ ডো মাইনিং কোম্পানি" "জেন এ ডো এমএফজি" এর পরে দায়ের করা হবে।
ধাপ 5. ফাইল সংখ্যা সাধারণত।
বর্ণানুক্রমিকভাবে আইটেম ফাইল করার সময়, আপনি তাদের শিরোনামের মধ্যে অঙ্কের সম্মুখীন হতে পারেন। সাধারণত, ফাইল নাম্বারগুলি সাধারণত এর পরিবর্তে যেন তাদের বানান করা হয়েছে। অক্ষরের আগে নম্বরও দায়ের করা হয়।
- উদাহরণস্বরূপ, "3 এম কোম্পানি" "100 গ্রেট বিজনেস আইডিয়া" এর আগে দায়ের করা হবে (যেহেতু "3" "100" এর আগে আসে)।
- "গ্রেট বিজনেস আইডিয়া" এবং "গ্রেট বিজনেস লিডারস" "100 গ্রেট বিজনেস আইডিয়া" এর পরে দায়ের করা হবে, যেহেতু অক্ষরের আগে সংখ্যাগুলি সাজানো থাকে।
- যে সংখ্যাগুলি ইতিমধ্যেই বানানো হয়েছে সেগুলিকে সংখ্যার পরিবর্তে শব্দ হিসাবে বিবেচনা করা হয়। উদাহরণস্বরূপ, ফাইল "100 গ্রেট বিজনেস লিডার," "গ্রেট বিজনেস আইডিয়া," এবং "টু হান্ড্রেড গ্রেট বিজনেস আইডিয়া" সেই ক্রমে ফাইল করুন।
- যদি এটি আপনার ফাইলিংয়ের উদ্দেশ্যে কাজ করে, তবে, আপনি একটি ব্যতিক্রম করতে পারেন এবং সর্বদা সংখ্যাগুলি ফাইল করতে পারেন যেন সেগুলি বানান হয়েছে।
ধাপ 6. কোন বিশেষ অক্ষর সঙ্গে ডিল।
আইটেমগুলিকে সূচীকরণ এবং ফাইল করার সময় আপনি যে কোন অ-বর্ণানুক্রমিক বা অ-সংখ্যাসূচক অক্ষরগুলি বিবেচনা করতে হবে। এই অক্ষরগুলির সাথে কী করতে হবে, তবে তাদের ধরণের উপর নির্ভর করে:
- আইটেমগুলিকে ইনডেক্স এবং ফাইল করার সময় বিরামচিহ্ন (যেমন অ্যাপোস্ট্রফ, পিরিয়ড এবং কমা) সাধারণত উপেক্ষা করা হয়। উদাহরণস্বরূপ, "ওয়াশিংটনের সেরা কফি," এবং "ওয়াশিংটন স্টেট ফেয়ার" সেই ক্রমে ফাইল করুন।
- ডায়াক্রিটিক্সকে ডায়াক্রিটিক চিহ্ন ছাড়াই সংশ্লিষ্ট অক্ষর হিসেবে গণ্য করা হয়। উদাহরণস্বরূপ, "laclair" কে "Eclair" এবং "Über" কে "Uber" হিসাবে ফাইল করুন। এর ব্যতিক্রম হল যখন আপনি একটি ভাষার বর্ণমালা অনুসারে ফাইলিং করছেন যা ডায়াক্রিটিক্স ব্যবহার করে, সেক্ষেত্রে আপনাকে সেই ভাষার স্বাভাবিক বর্ণমালার ক্রম অনুসরণ করতে হবে।
ধাপ 7. প্রয়োজনে "কিছু না কিছু আগে" সাধারণ নিয়ম ব্যবহার করুন।
সাধারণত, বর্ণানুক্রমিকভাবে ফাইল করার সময় স্পেসগুলি (বিরামচিহ্ন এবং বাদ দেওয়া অন্যান্য উপাদান সহ) উপেক্ষা করা হয়। যাইহোক, যেসব ক্ষেত্রে আপনার আইটেমগুলি একইভাবে শুরু হয় সেখানে ফাইলিং অর্ডার নির্ধারণের জন্য একটি স্পেস বা নিয়ম "কিছু না কিছু আগে" ব্যবহার করুন।
- উদাহরণস্বরূপ, "নর্থ ইস্ট ব্যাংক," "নর্থ ইস্ট ম্যানুফ্যাকচারিং" এবং "নর্থইস্ট ব্যাংক," সেই ক্রমে ফাইল করুন।
- একইভাবে, "ডো, জেন এ।" "ডো, জেন এ, ড।" এর আগে দায়ের করা হবে
ধাপ 8. প্রয়োজনে আরও বিস্তারিত তথ্য দিয়ে ফাইলগুলি আলাদা করুন।
বিরল ক্ষেত্রে, বর্ণমালার তথ্য ফাইলের ক্রম নির্ধারণের জন্য যথেষ্ট নয়। এই ক্ষেত্রে, আপনাকে অবশ্যই আইটেমগুলি সূচী ও অর্ডারের জন্য আরও তথ্য ব্যবহার করতে হবে। এই পৃথক তথ্যগুলিকে আলাদা করতে সাহায্য করার জন্য সংশ্লিষ্ট ফাইলগুলিতে চিহ্নিত করুন। এই ক্ষেত্রে:
- আপনার যদি জেন এ ডো নামে দুটি ভিন্ন ব্যক্তির জন্য আইটেম থাকে, আপনি তাদের জন্ম তারিখের মাধ্যমে অর্ডার করতে পারেন। ফাইল "Doe, Jane A. (b। 1853)" এইভাবে "Doe, Jane A. (b। 1967)" ফাইলের আগে আসবে।
- যখন আপনি পার্থক্য করতে চান তখন আপনি ভূগোল অনুযায়ী আইটেম অর্ডার করতে পারেন। যদি আপনার তিনটি ভিন্ন ভিন্ন স্থানে তিনটি ভিন্ন ব্যাংকের ফাইল থাকে এবং প্রতিটি ব্যাঙ্ককে "ফার্স্ট ইউনাইটেড ব্যাংক অ্যান্ড ট্রাস্ট" বলা হয়, তাহলে আপনি তাদের বর্ণানুক্রমিকভাবে "ফার্স্ট ইউনাইটেড ব্যাংক অ্যান্ড ট্রাস্ট (জর্জিয়া)", "ফার্স্ট ইউনাইটেড ব্যাংক এবং ট্রাস্ট (ওকলাহোমা), "এবং" ফার্স্ট ইউনাইটেড ব্যাংক অ্যান্ড ট্রাস্ট (সাউথ ডাকোটা)।"
- একইভাবে, যদি আপনার কাছে দুটি ভিন্ন ভাল্লুক বা ভালুকের প্রকারের আইটেম থাকে, তাহলে আপনি প্রজাতি, ভৌগলিক অবস্থান ইত্যাদির উপর ভিত্তি করে তাদের আরও আলাদা করতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ, আপনার "বিয়ার, ব্রাউন" এবং "বিয়ার, গ্রিজলি" ফাইল থাকতে পারে (সেই ক্রমে), বা "বিয়ার্স (ইউরোপীয়)" এবং "বিয়ার্স (উত্তর আমেরিকান)" (সেই ক্রমে) ফাইল।
ধাপ 9. ব্যতিক্রম এবং বিশেষ নিয়ম প্রচার করুন।
নিশ্চিত করুন যে আপনার ফাইল ব্যবহারকারী প্রত্যেকেই আপনার ফাইলিং সিস্টেমে ফ্যাক্টরযুক্ত আদর্শ নির্দেশিকাগুলির ব্যতিক্রম সম্পর্কে জানে। এটি নিশ্চিত করতে সাহায্য করবে যে প্রত্যেকে ফাইলিং সিস্টেমটি সঠিকভাবে এবং দক্ষতার সাথে ব্যবহার করতে পারে।
